Hvad er en arbejdsgang? En begyndervejledning til Workflow Management

Hvis du ser på Googles forside for, hvad der er en arbejdsgang, er det første resultat bogstaveligt talt ordbogsdefinitionen.

Rækkefølgen af ​​industrielle, administrative eller andre processer, hvorigennem et stykke arbejde går fra påbegyndelse til afslutning.

Så har du Kissflows definition, som ikke er klarere:

En sekvens af opgaver, der behandler data gennem en bestemt vej fra igangsættelse til afslutning.

Og så er der denne side. Og hvordan definerer vi en arbejdsgang?

Windows 10 omgå Microsoft-konto

En arbejdsgang er, hvordan du får arbejdet udført.

Nu er vi på vej et sted hen.

Hvad er en arbejdsgang?

Arbejdsgange er en række trin, der skal gennemføres i en proces.

Tænk på det bogstaveligt talt som arbejde, der flyder fra et trin til det næste, uanset om det er gennem en kollega, værktøj eller en anden proces. Du kan udføre en fuld arbejdsgang alene (som at skrive, redigere og udgive et blogindlæg), eller det kan involvere flere personer (som at fakturere en klient).

Hvorfor er arbejdsgange vigtige?

For virksomheder kan arbejdsgange blive ekstremt komplicerede.

Tænk på din medarbejders onboarding-proces. Flere forskellige afdelinger skal koordinere for at gennemføre den proces korrekt. Ud over at miste dit nye talent, kan dårlig onboarding også føre til alvorlige compliance-problemer.

Det er på dette niveau, at de skal overvåges, administreres og optimeres korrekt for at sikre, at de er så effektive, som de kan være.

Hvad er forskellen mellem arbejdsgange og processer?

Workflow og behandle bliver ofte brugt i flæng. I betragtning af at de ofte kommer som et matchet sæt, er dette forståeligt.

Ovenstående billede viser de største forskelle mellem arbejdsgange og processer, men hovedpointen er:

EN behandle er en metode, der bruges til udføre en sekvens af aktiviteter .

EN workflow er en værktøj plejede lette den metode .

Hvis vi går tilbage til eksemplet med medarbejderonboarding, er processen alle de forskellige trin, der skal tages, såsom:

• Papirarbejde udfyldt
• Opsætning af arbejdsstation
• Uddannelse

Arbejdsgangen kortlægger disse trin i en klar struktur, så det er nemt at visualisere, hvad der skal gøres i et diagram eller en tjekliste.

Bedste praksis for arbejdsgange

For at opbygge en effektiv arbejdsgang skal du besvare tre vigtige spørgsmål:

• Hvilke præcise opgaver skal udføres?
• Hvem har ansvaret for hvert job?
• Hvor meget tid vil hver opgave tage?

Ved at besvare disse spørgsmål og strukturere svarene i et diagram eller en proces, får du en arbejdsgang.

Ved at måle det arbejde, der skal udføres, kan du styre, hvor optimalt det udføres. Ellers aner du ikke, hvad der foregår, eller hvor flaskehalsen i dit teams aktivitet ligger.

Stadier af en arbejdsgang

Opbygning af en arbejdsgang kommer ned til 5 trin:

1. Identificer de opgaver, der skal udføres
2. Bestem, hvem der er ansvarlig for disse opgaver
3. Organiser opgaverne i en rækkefølge
4. Test arbejdsgangen
5. Gennemgå og gentag

Det er vigtigt at praktisere løbende forbedringer, når det kommer til at vedligeholde dine arbejdsgange. Hvis du laver disse små justeringer undervejs, sikrer du, at din arbejdsgang kun inkluderer de mest nødvendige og opdaterede opgaver - og du behøver ikke bruge tid på en større eftersyn.

De 3 grundlæggende komponenter i en arbejdsgang

Mens antallet af opgaver i hver arbejdsgang kan variere fra 8 til 80, består hver arbejdsgang af 3 grundlæggende komponenter:

Udløser:Hændelsen, der starter arbejdsgangen. Dette kan være en handling, beslutning, et bestemt tidspunkt eller et svar på noget.Række af opgaver/arbejdet:Dette inkluderer alle de opgaver, mennesker og leverancer, der er involveret i arbejdsgangen.Resultater:Hvad arbejdsgangen producerer. Et resultat eller et resultat kan være noget håndgribeligt som at købe en service eller mere abstrakt som at få adgang til visse oplysninger.

Rækken af ​​opgaver vil fylde størstedelen af ​​arbejdsgangen, men både triggeren og resultaterne er lige vigtige. Hvis du ikke ved, hvor din proces skal starte og slutte, vil din arbejdsgang være ret ubrugelig.

Typer af arbejdsgange

Fordi det altid er bedst at gøre ting i tre, er der tre primære typer arbejdsgange, du vil støde på:

• Projekt arbejdsgange
• Simple proces arbejdsgange
• Betinget proces arbejdsgang

At analysere den nøjagtige forskel mellem disse typer kan til tider være vanskelig, men som med alting skal du sikre dig, at du bruger det rigtige værktøj til jobbet.

Projekt arbejdsgange er den mest forenklede type. De er generelt engangsarbejdsgange designet til at holde et projekt på sporet, så leverancer kommer til tiden, ansvarlighed er tydelig, og dit team oplever ingen flaskehalse.

Du kan muligvis genbruge dele af en projektarbejdsgang. For eksempel opretter indholdsteamet flere stykker indhold.

Hver af disse er et lille projekt. Afhængigt af en række faktorer er de nøjagtige trin ikke altid de samme. Siden den overordnede proces er , dog kan vi genbruge arbejdsgangen til oprettelse af indhold til ting som forskning, anmeldelser og billedanmodninger.

Dernæst har du enkel proces arbejdsgang . Denne type arbejdsgang dækker alle dine forudsigelige, gentagelige opgaver. At sende en faktura eller godkende afspadsering er simple procesarbejdsgange.

Lige meget hvad: Intet ændrer sig. Workflowet følger nøjagtigt de samme tidspunkter på nøjagtig samme måde hver gang workflowet køres.

Enkel.

Endelig er der betinget proces arbejdsgang . Disse arbejdsgange bruger en form for hvis så logik til at strukturere processen.

Det er Vælg dit eget eventyr-roman med arbejdsgange: Hvis du vil udforske fangehullet, skal du gå til opgave 13. Hvis du vil undersøge byen, skal du springe til opgave 22.

Hos Process Street omtaler vi det som betinget logik, som skaber forgreningsveje inden for samme arbejdsgang. Det er fantastisk, fordi det betyder, at du til ting som onboarding eller hjælpebilletter kun har brug for én arbejdsgang til flere situationer.

Payroll Processors' klient-onboarding-workflow er et perfekt eksempel på præcis, hvad betinget logik kan gøre:

Hvordan lønbehandlere bruger Process Streets betingede logik til klientonboarding

Workflow optimering

Jeg stødte på et indlæg på LinkedIn for ikke længe siden, der talte om forretningsord og jargon. Disse buzzwords blev opdelt i to typer:

• For vag til at blive beskrevet på nogen anden måde (tænk dynamisk og dens kohorter)
• Så indlysende behøvede de ikke at blive sagt (innovative, kundecentrerede osv.)

Optimering er lidt ligesom disse buzzwords. Vi ved alle, hvad optimer betyder i ordbogen. Vi ved alle, at det er en god ting. Tingene er altid bedre, når de er optimeret.

Men hvad betyder optimering i forhold til en arbejdsgang? Hvad er en optimeret arbejdsgang og hvordan får du den?

Løbende forbedringer

Opbygning af en arbejdsgang er kun det første skridt. Uden ordentlig opmærksomhed kan arbejdsgange let blive bundet af ineffektivitet og overflødige opgaver.

Det er her, løbende forbedringer kommer ind i billedet. Ved jævnligt at tjekke dine arbejdsgange kan du sikre dig, at de forbliver opdaterede og passer til dine behov. Du kan derefter beslutte, om du skal foretage trinvise eller banebrydende ændringer i dine processer, og hvordan dine arbejdsgange kører.

Inkrementelle ændringer er dybest set, hvad de lyder som: Små tweaks og forbedringer, du foretager, når og når du støder på dem.

Gennembrudsændringer er store ændringer, der typisk foretages af en gruppegennemgang og beslutningsproces. Selvom du kan finde på at lave trinvise ændringer temmelig ofte, skal du revurdere din arbejdsgang (og muligvis endda din proces), hvis du finder dig selv at lave mest gennembrudsændringer.

Six Sigma , DMAIC , lean og kaizen er alle virkelig nyttige værktøjer til at implementere løbende forbedringer.

Workflow automatisering

Automatisering er eksistensen af ​​en arbejdsgang.

Arbejdsgange tager alle de vilde, intuitive processer og bringer orden i dem. Men det betyder ikke, at automatisering er indbygget i arbejdsgangen - eller endda at enhver arbejdsgang har brug for automatisering.

Endnu forvirret?.

Workflowautomatisering er at identificere, hvilke dele af en proces, der kan udføres uden meget – eller nogen som helst – menneskelig involvering.

Nogle eksempler på ting, du kan automatisere, er:

• Sender en standardiseret velkomstmail
• Overførsel af data til et regneark
• Tilføjelse af en begivenhed til din kalender
• Behandling af en betaling

Disse er alle gentagne opgaver, der måske kun tager et par minutter alene, men disse minutter tæller.

Plus, jo større er chancen for menneskelige fejl. Tænk over det: Du har timevis af dataindtastning foran dig. Sad bare der og satte tal i kolonner hele dagen med den største spænding, da Tony dukkede op med donuts den morgen.

Du starter med gode intentioner, men på hvilket tidspunkt går du på autopilot? På hvilket tidspunkt rammer du ved et uheld et ekstra nul og ender med at opkræve en klient 00 i stedet for 0? Eller omvendt? De er begge dårlige.

Derfor automatiserer du.

Når du har identificeret, hvilke opgaver der skal automatiseres, er implementering ret ligetil. Med software som Zapier kan du opsætte integrationer til at forbinde en trigger i én app til et resultat i en anden.

Du indtaster data én gang. Det bliver sendt til alle de steder, det skal være. Du har fuldstændig nøjagtighed på tværs af alle kanaler, og det koster dig kun den tid, det tager at klikke på en knap.

Fordele ved en arbejdsgang

Arbejdsgange reducerer spild. Spildte tid, spildte kræfter, spildte ressourcer.

Når du kortlægger dine processer, vil du være i stand til at identificere, hvor du har flaskehalse og overflødige opgaver. Når du ved, hvor de er, kan du fjerne dem. Så kan du og dit team fokusere på de nødvendige opgaver.

Arbejdsgange er også gode til kommunikation, ansvarlighed og gennemsigtighed. En arbejdsgang skal gøre det klart, hvem der er ansvarlig for hvad og hvornår en leverance skal afsluttes. Du behøver ikke at mikroadministrere dit team. Dit team behøver ikke at være mikroadministreret. Alle er gladere.

Da alle aspekter af en proces er dokumenteret i arbejdsgangen, har alle i teamet den information, de har brug for, når de har brug for det. At reducere fejlkommunikation forbedrer produktiviteten – og efterlader dit team meget mindre frustreret over deres opgaver og hinanden.

Udfordringer ved en arbejdsgang

Arbejdsgange kræver konstant opmærksomhed. Du kan ikke bare bygge en og forvente, at den kører perfekt for evigt. Du skal vedligeholde den.

Workflow-vedligeholdelse kan være tidskrævende og kompliceret – især hvis du ikke har praktiseret dine principper for løbende forbedring.

Men ikke at udføre regelmæssig vedligeholdelse forårsager alvorlige problemer:

• Upræcise tids-/omkostningsestimater
• Fejlkommunikationsfejl
• Springer over eller glemmer vigtige trin
• Godkendelser anvendes uden test – eller ikke anvendt, når det er nødvendigt
• Kostbare flaskehalse

Tænk på en arbejdsgang som en bil. Biler er virkelig nyttige og effektive. Du kan normalt få mere gjort på kortere tid ved at køre bil end ved at gå.

kundetilfredshed

Derudover behøver du ikke bære alt.

Men biler trænger til eftersyn. Nogle er små – nye dæk, olieskift, emissionstest og så videre. Nogle gange skal du investere lidt mere – som en ny starter eller ventilatorrem. I sig selv er disse ting ikke rigtig en big deal.

Hvis du nogensinde har gået for længe uden et olieskift, ved du dog præcis, hvor vigtig regelmæssig vedligeholdelse kan være.

Workflow softwareværktøjer og leverandører

Hvis du Google-workflow (hvilket du naturligvis gjorde), vil du se præcis, hvor mange typer workflow-software der findes. Når du lige er begyndt med arbejdsgange – hvilket du er – er det svært at finde ud af, hvilken der tilbyder præcis det, du har brug for for den bedste værdi.

Så her er et par af vores foretrukne workflow-opbygningsværktøjer:

Airtable sådan holder vi os organiseret. Med Airtable du kan oprette personlige visninger, brugerdefinerede kanban-tavler og automatisere alt fra oprettelse af en registrering til at sende en e-mail.

jeg ser er det perfekte værktøj til at skitsere din arbejdsgang. jeg ser fungerer som en kollaborativ tavle, hvor hele dit team – uanset om det er eksternt eller personligt – kan arbejde sammen om at bygge den ting, du skal bygge.

Slap er det universelle messaging-hub for stort set alle hold derude. Og hvorfor ikke? Slap integreres med stort set alle de apps, du arbejder med. Du kan hoppe ind i huddles, optage videoer og dele filer med alle på dit team – eller kun én. Og der er GIF'erne. Hvem elsker ikke en god GIF?

Process Street. Du vidste, at det ville komme, ikke? Process Street arbejdsgange er den centrale kerne i alt, hvad vi gør. PTO-anmodninger, onboarding, helpdesk, oprettelse af denne side... Alt sammen udført ved hjælp af en arbejdsgang. Og – enten gennem Zapier eller vores førstepartsautomatiseringer – kan alle disse arbejdsgange forbindes til Slack, Airtable og resten af ​​vores softwarepakke.

Hvordan ser en arbejdsgang ud?

Dette er omridset af en proces:

Specifikt er dette omridset af vores indholdsskabelsesproces. Arbejdsgangen for denne proces har mange, mange flere trin, en række betingede veje og en hel masse automatisering.

Men det var her, det startede. Otte trin at komme fra begyndelsen af ​​en opgave til udgivelse.

Hvis du bad nogen på indholdsteamet om at beskrive denne proces, er jeg villig til at vædde på, at den ikke ville være så kortfattet eller så specifik. Nogle trin ville blive uddybet, nogle ville blive sprunget over, og selve beskrivelsen ville sandsynligvis være ret ulineær.

Det er bare sådan, folks hjerner fungerer. Derfor er det vigtigt at skitsere din proces, før du bygger arbejdsgangen.

Nu bliver hvert af disse otte trin en sektion i en arbejdsgang. Derefter deler vi hvert trin ned til individuelle opgaver.

For eksempel, i det første trin, når Writer modtager en opgave, ser arbejdsprocesopgaverne sådan ud:

1. Emne er valgt (Airtable record genereret via Slack)
2. Forfaldsdato sat (føjet til kalenderen via Process Street workflow)
3. Udgivelsesdato sat (føjet til kalenderen via workflow)
4. Editor er tildelt (Airtable record opdateret via workflow)
5. Designteam er tildelt (Airtable-record genereret via Airtable)
6. Skribent modtager opgave (meddelelse modtaget via Slack og Process Street)

Disse seks opgaver er hver opdelt i en enkelt handling. Dette forenkler processen og sikrer, at intet bliver udeladt. Uden disse automatiseringer ville det være meget nemt ved et uheld at indstille en forfaldsdato, men ikke udgivelsesdatoen.

Hvis disse datoer blev indtastet manuelt for alle, kan hvert teammedlem ende med at arbejde hen imod forskellige forfaldsdatoer - hvilket kan forårsage store flaskehalse ned ad linjen.

Sådan får du mest muligt ud af dine arbejdsgange

Husk, at en arbejdsgang er et værktøj. Det er et nyttigt værktøj og et alsidigt værktøj, men det kan ikke alt.

Når du bygger dit workflow, skal du have en klar forståelse af den proces, du arbejder med, og det resultat, du ønsker at opnå. Identificer, hvilke opgaver der kan automatiseres, og hvilke der har brug for en mere praktisk tilgang.

Vigtigst af alt, fortsæt med at arbejde på det. En god arbejdsgang er i konstant forandring, fordi din proces – og dine behov – hele tiden vil ændre sig. Hvis noget i din arbejdsgang er blevet overflødig eller irrelevant, så slip med det. Hvis du tilføjer et nyt trin til processen, skal du sørge for at tilføje det til din arbejdsgang også.

En god arbejdsgang skal gøre arbejdet lettere, ikke mere kompliceret.