Hvad er en proces? En ikke-kedelig guide til almindelige mennesker

Processer er meget mere interessante, end du først skulle tro. Det er ikke en slags joke - de er interessante, jeg sværger. Men hvad er en proces?

Selvom de er defineret som en samling af indbyrdes forbundne arbejdsopgaver iværksat som reaktion på en begivenhed, der opnår et bestemt resultat , der er lidt af en baghistorie, der hjælper os med at skære gennem virksomhedens beroligende midler og forstå, hvad en proces er, og hvorfor processer betyder noget.

Først et par eksempler på processer:

• Rengøring af butikken
• At finde en e-mailadresse
• Implementering af software
• Kundeprofilering
• Onboarding af en ny medarbejder
• Planlægger et bryllup

Men hvorfor er de processer? Hvorfor er de ikke bare opgaver, der skal udføres? Pointen er, at når du formaliserer en proces, tænker du på arbejdsgangen med produktivitet for øje, og det gør det nemmere at eksekvere og optimere.

visio tilføjer forbindelsespunkter

Den første forretningsproces nogensinde

Den tidligst kendte definition af en forretningsproces kommer fra skotsk økonom Adam Smith . Ved at nedbryde sin idé til de enkleste elementer, i 1776 beskrevet en forretningsproces på plads på en teoretisk stiftfabrik, der involverer 18 separate personer til at lave en stift:

En mand trækker tråden ud, en anden retter den ud, en tredje skærer den over, en fjerde retter den, en femte sliber den øverst for at modtage hovedet: at lave hovedet kræver to eller tre forskellige operationer: at sætte det på er en bestemt forretning, at blege stifterne er en anden … og den vigtige opgave med at lave en stift er på denne måde opdelt i omkring atten forskellige operationer, som i nogle fabrikker alle udføres af forskellige hænder, selvom i andre vil den samme mand engang udføre to eller tre af dem.

Hvorfor skal vi bekymre os om, hvor mange mennesker der skal laves, eller hvor mange trin der er i processen? Nå, Smith fandt det ved at oprette en proces og tildele trinene til individuelle specialister, øgedes produktiviteten 24.000 % .

Arbejdet på en stiftfabrik fra det 18. århundrede og det billede, der inspirerede Adam Smith til at skrive den første definition af en forretningsproces.

Brug af processer til at arbejde 5 gange hurtigere

En proces er nødvendig for arbejdsdelingen, fordi opgaven ikke kun er i én persons hoved længere.

En fuldstabel pin-ingeniør kan være en god person til at skrive processen, men burde ikke køre den fra start til slut alene - jobbet er 240 gange mere effektivt, når det er delt op mellem pin-specialister: personen, der skærer pin-tråde over. hele dagen er mindre fejlbar end den solo pin mester håndværker. Lad os holde op med at tale om stifter.

En vintermorgen i 1907, Henry Ford tog Charles E. Sørensen til Piquette Avenue Plant , en tom bygning i Detroit, der ville fortsætte med at blive fødestedet for Amerikas første masseproducerede prisbillige bil. Vi skal i gang med et helt nyt job, sagde han til produktionschefen.

Piquette Avenue Plant i Detroit, Michigan. Stedet for verdens mest indflydelsesrige implementering af forretningsprocesser.

Ford forklarede sin idé til en ny proces. I stedet for at én håndværker skabte et produkt alene, blev alle lært at udføre et af 84 enkle, gentagne opgaver. Med denne nye tilgang til processer reducerede Ford produktionstiden for Model T ned fra 12,5 timer til 2,5 timer.

Ikke alene var det en triumf for Fords bankkonto, det var et af de mest revolutionerende øjeblikke, der nogensinde har fundet sted, ikke kun i bilernes eller fremstillingshistorien, men i hele erhvervslivets historie.

De tre typer processer, som enhver virksomhed har brug for

Du ved det processer er et sæt logiske instruktioner, der skal udføres fra start til slut , men vidste du, at der er tre typer processer? Disse er:

• Ledelsesprocesser
• Operationelle processer
• Understøttende processer

Ledelsesprocesser

Ledelsesprocesser er ikke så laserfokuserede på at tage en opgave fra start til slut, som de er fokuseret på at planlægge og fremskrive fremtiden for virksomhedens drift.

Et eksempel på en ledelsesproces kan være en administrerende direktør, der planlægger, hvordan man bedst kan organisere marketingteamets tid og energi til en PR-lanceringskampagne. Procesdelen vil være at allokere ressourcer, definere tidsrammer og kontrollere, at systemerne er på plads og optimerede.

Operationelle processer

Operationelle processer vedrører din kerneforretningsproces. Hvis du er en t-shirt-virksomhed, er en af ​​dine kerneoperationsprocesser at modtage ordrer over telefonen. En anden ville være at få fremstillede t-shirts afsted for at blive sendt.

hvordan man ændrer outlook tilbage til standardvisning

Uanset hvad din virksomhed gør i sin kerne, bør der være vandtætte processer på plads for at gøre din virksomhed skalerbar og effektiv.

Understøttende processer

Surprise surprise — understøttende processer understøtter ledelses- og driftsprocesserne. Virksomheden er afhængig af disse processer for at understøtte planlægning og gør dele af forretningen. Det er processer som teknisk support, medarbejderonboarding eller ansættelse af en praktikant.

Selvom det ikke er det, virksomheden gør for at tjene penge, letter de hovedindtægtsstrømmen og gør det, så ledelsesprocesserne har noget at styre, og at de operationelle processer er så friktionsfrie som muligt.

Anatomien af ​​en proces

Når en proces er dokumenteret på papir (eller forhåbentlig digitalt), sker det i form af et standarddokument for driftsprocedurer. Selvom de ikke er den slags ting, du ville tage for at læse på en 18-timers flyvning, gør de processer meget nemmere at forstå, distribuere, undervise og optimere.

En SOP kan indeholde:

• En overskrift med titel, dato, forfatter og ID
• En trin-for-trin liste over instruktioner
• Det team eller den person, der er ansvarlig for at udføre hver opgave
• De ressourcer (udstyr, penge, tid, støttende teams), som brugeren har brug for
• Referencer til andre SOP'er

Typisk vil virksomheder og offentlige organer skabe kompleks SOP-dokumentation. Klik her for et eksempel på et introduktionsdokument til et sæt SOP'er skabt af General Electric for medarbejdere, der arbejder med UNICORN-styrede systemer. Du vil bemærke, at der er en tabel med kodenummer og SOP-betegnelser samt forklaringer af terminologi.

Få et uddrag fra en faktisk SOP for at købe et køretøj her . Igen, det er meget grundigt og bruger den samme stil, som mange virksomheder bruger for at sikre, at SOP'en er vandtæt.

… Men nogle gange vil en SOP ikke være så kompliceret.

Mindre virksomheder skriver effektive processer, der bare får arbejdet gjort, og der er mindre behov for forfatter og SOP ID, når de er skrevet med SOP-software, der vil skabe det manuelt. Det samme gælder for referencesektionen, som nu gøres med hyperlinks. Nedenfor er en simpel SOP oprettet af Process Street:

Problemprocesserne løser

I The Checklist Manifesto - en bog, vi ikke kan stoppe med at tale om — Atul Gawande fortæller om, hvordan han implementerede en sikkerhedsproces på Johns Hopkins hospital.

Det virkede simpelt, og det var ikke så fedt som de andre ideer, de havde haft, som robotkirurgi. Men i virkeligheden var det det mest effektive værktøj, der kunne have været implementeret, og det var bare et ark papir.

Undersøgt efter tjeklistens implementering sagde 78 % af det medicinske personale på hospitalet, at de bemærkede, at tjeklisten forhindrede en fejl. Og det ultimative bevis: 93% af kirurger ville have, at tjeklisten blev brugt på dem, hvis de var på operationsstuen og blev opereret.

Dette er processen:

Dette næste eksempel er et mere håndgribeligt, katastrofalt.

Om morgenen den varmeste dag i året - den 17. juli 1865 - kolliderede to tog, der for det meste var fyldt med børn, i Whitemarsh Township, Pennsylvania og dræbte omkring 60 og sårede over 100.

Et maleri af Det store togvrag fra 1856 af en ukendt kunstner

Årsagen? Wikipedia har det opført som 'menneskelige fejl'.

Togene trak langt flere vogne, end de kunne klare, hvilket betød, at chaufførerne var nødt til at stoppe med jævne mellemrum for at genvinde det motortryk, de havde brug for for at fortsætte. Med denne uberegnelige adfærd var toget ikke i tide og kommunikerede det ikke til de omkringliggende stationer.

Chaufføren troede, at han kunne indhente den tabte tid og holde tidsplanen, så han skød motoren, tog et alternativt spor og troede, at han ville være fri af Aramingo , et andet tog kører ud af Wissahickon omkring samme tid.

I et blindt sving ramte de to togs kedler og forårsagede en eksplosion, der blev hørt op til 5 miles væk. De tre vogne nærmest kedlerne blev sprængt i splinter, og resten brød i brand og afsporede.

hvordan man udskriver et ark etiketter

Som reaktion på denne katastrofe, North Pennsylvania Railroad tilpassede deres processer. De fastslog, at ikke to tog, der kører i to retninger, vil dele det samme spor, og telegramkommunikation med nærliggende stationer blev gjort obligatorisk.

Brug af processer i din virksomhed

I dag venter virksomheder (normalt) ikke, indtil katastrofale fejl rammer, før de tænker over processer. Hvis du ikke formelt bruger processer, er det aldrig for tidligt.

Skaf dig en gratis Process Street-konto, og begynd at skabe processer, systematisere din virksomhed og dele opgaver op. Som vi har set, kan processer øge produktiviteten med 24.000 %.

Få Den komplette guide til Business Process Management

Går dit team glip af deadlines på grund af usikre ansvarsområder?

Tager nye medarbejdere for lang tid om at komme ombord og træne?

Virksomheder, der implementerer processer, har en 280 % højere succesrate på deres projekter (95%) versus dem, der ikke gør (25%).

Begynd at reducere omkostningerne på mindre end en uge ved at systematisere dit teams arbejde, smadre flaskehalse og eliminere spildtid og kræfter.

Hvad står der i bogen?

• Hvad er en proces? En ikke-kedelig guide til almindelige mennesker
• Hvordan processer beskytter din virksomhed mod at gå ned og brænde
• Hvorfor normaliseringen af ​​afvigelser skader din virksomhed
• Hvad er Business Process Management? En virkelig simpel introduktion
• Forretningsprocesanalyse (uden det kæbebrydende gab)
• Hvorfor du bør bøvle med forretningsprocesmodellering
• Sådan skifter du til BPM-software, når du bare bruger papir
• Reengineering af forretningsprocesser: Hvad skal du gøre, hvis din virksomhed fejler
• Er Business Process Outsourcing relevant for din lille virksomhed?