Oversigt over SharePoint Workflow
SharePoint workflow kan forenkle forretningsprocesser med automatisering. Det hjælper med at spore procedurer, administrere ressourcer og overføre viden. Forudbyggede arbejdsgange som godkendelsesprocesser og anmodningsstyring er tilgængelige. Men tilpasning af arbejdsgange med Power Automate kan hjælpe organisationer med at få endnu mere ud af det.
Sådan opretter du en arbejdsgang i SharePoint:
- Gå til det websted, du vil tilføje arbejdsgangen til.
- Naviger til siden med webstedsindstillinger.
- Vælg 'webstedsfunktioner' fra 'webstedshandlinger'-menuen.
- Klik på 'Opret en arbejdsgang i SharePoint-designer'.
SharePoint Designer lader dig tilpasse aspekter af en arbejdsgang visuelt. Hold øje med forhold, der starter arbejdsgangen og tildel opgaver til ansvarlige personer. For at få mest muligt ud af automatisering skal du bruge Power Automate-skabeloner til at forenkle processer.
Gør arbejdsgangen let med disse SharePoint-opsætningstip!
Opsætning af en arbejdsgang i SharePoint
For at opsætte en arbejdsgang i SharePoint med definerede mål og identificeret proces og deltagere, skal du følge de rigtige trin. I dette afsnit vil vi kort diskutere underafsnittene om at definere mål for arbejdsgangen, identificere proces og deltagere, designe arbejdsgangtrin og -handlinger og skabe workflowskabeloner. Disse trin vil give en omfattende løsning til at skabe en arbejdsgang i SharePoint.
Definition af mål for arbejdsgangen
For at sikre succes i SharePoint , skal målene være klart definerede. Mål skal være realistiske og fokusere på organisationens behov. Involver slutbrugerne tidligt i at definere KPI'er eller andre succesmål. Derudover sikkerhed og sikkerhed skal tages i betragtning.
Pro tip: Sørg for, at alle interessenter er involveret i at fastlægge mål for at opnå buy-in og holde alle på sporet. Krydr workflowdetektivarbejdet med SharePoint !
Identifikation af proces og deltagere
Identificer processen og deltagerne for at få dit workflow til at køre problemfrit i SharePoint. Bestem de nødvendige trin, og hvem der skal være en del af hver fase. God kommunikation med alle involverede vil gøre processen bedre, reducere fejl og skabe ansvarlighed.
Nøgletrin for at opnå dette:
- Tildel roller og ansvar.
- Involver interessenter, så alle kender deres opgaver og kan bidrage.
- Opsæt en ramme for at spore milepæle og måle fremskridt.
Gennemgå arbejdsgangen regelmæssigt. Valider processen og se efter forbedringsmuligheder. Vejlederanmeldelser viser gennemsigtighed mellem medarbejdere.
Til succes:
- Identificere processen og deltagerne
- Tildel roller og ansvar
- Spor milepæle og involvere interessenter i at skabe og gennemgå processer
Få den perfekte rækkefølge af handlinger med en trin-for-trin guide.
Design af arbejdsprocestrin og handlinger
Når du designer en arbejdsgang, definere målet og bestemme det ønskede resultat . Identificer derefter de enkelte opgaver, og hvem der skal stå for dem. Skitser godkendelser, anmeldelser og meddelelser ved hvert trin. Byg og test arbejdsgangen .
Husk det ressourcer, tidslinjer og risici alle påvirker designet. Vi hjalp en kunde med ineffektive manuelle processer i deres regnskabsafdeling ved at skabe arbejdsgange skræddersyet til deres behov. Dette sparede tid og penge med øget nøjagtighed på alle trin – hvilket resulterer i tusindvis af dollars sparet om året! Så lad os komme til at organisere - det er tid til at være en workflow-guide!
Oprettelse af workflow-skabeloner
Oprettelse af workflowskabeloner er et must for enhver SharePoint-administrator. Det automatiserer processer, sparer tid og øger effektiviteten. Her er hvad du skal gøre:
hvordan man sletter dokumenter i word
- Gå til webstedshandlinger> webstedsindstillinger> webstedsskabeloner.
- Klik på Opret fra eksisterende webstedsskabelon, og vælg Workflow-proces.
- Udfyld detaljer såsom navn, beskrivelse og gruppenavn. Klik derefter på Ok.
- Tilpas skabelonen ved at tilføje betingelser eller handlinger.
- Udgiv skabelonen og brug den på tværs af flere websteder.
Husk, at oprette en workflow-skabelon kræver en teknisk forståelse af SharePoint Designer eller Visual Studio . Men der er masser af online ressourcer med trin-for-trin vejledning.
SharePoint har også en fantastisk funktion, hvor brugerne kan spore dokumentændringer . Når en ny version af en fil gemmes i et godkendt bibliotek eller en godkendt liste, a Meddelelse om opdatering af e-mail til workflowskabelon sendes til udvalgte brugere.
I 2013 gjorde Microsoft det endnu nemmere at implementere automatiserede processer med Genanvendelige arbejdsgange . Dette gør oprettelse af workflowskabeloner mere skalerbar og reducerer opgaver for administratorer.
At starte en arbejdsgang i SharePoint er som at fyre automatiserede opgaver af med en velsmurt maskine!
Start af en arbejdsgang i SharePoint
Følg disse trin for at starte en arbejdsgang i SharePoint med underafsnittene lancering, overvågning og sporing af fremskridt og håndtering af undtagelser og fejl. Start først en arbejdsgang ved hjælp af SharePoint-menuindstillingerne. Når den er lanceret, skal du holde øje med fremskridtene ved hjælp af overvågnings- og sporingsfunktionen. Vær endelig forberedt på at håndtere eventuelle undtagelser eller fejl, der måtte opstå under processen.
Lancering af en arbejdsgang
At lancere en arbejdsgang i SharePoint er en nem måde at automatisere kedelige opgaver på! Her er 5 enkle trin til at komme i gang:
- Åbn SharePoint-webstedet, hvor arbejdsgangen skal startes
- Gå til listen eller biblioteket, der indeholder de dokumenter, der skal arbejdes med
- Klik på 'Workflow' fra båndmenuen og derefter 'Add a Workflow'
- Vælg en skabelon, tilpas den og konfigurer den, så den passer til dine behov
- Gennemgå indstillingerne, og klik på 'Udfør', når du er færdig
SharePoint skiller sig ud for sin evne til at tilpasse arbejdsgange, så de passer til unikke forretningskrav! Plus, ikke-tekniske brugere kan nemt starte Workflows med brugervenlige funktioner.
Introduktionen af Workflows i SharePoint har revolutioneret, hvordan virksomheder fungerer . Denne integration har bemyndiget organisationer til at tage kontrol af deres processer, hvilket fører til bedre produktivitet og forbedret overskud. Automatisering af opgaver frigør også medarbejderne til at fokusere på kerneforretningens funktioner, hvilket resulterer i bedre resultater. At ignorere fremskridt i arbejdsgangen er som at køre med bind for øjnene – det er en opskrift på katastrofe!
Overvågning og sporing af arbejdsgange
Det er vigtigt at holde øje med dit SharePoint-workflow nøje for at sikre, at alt kører glat. Lad ikke opgaver eller deadlines glide væk og sænke processen. Prøv disse tips til at overvåge og spore arbejdsgange:
- Få e-mail-notifikationer, når opgaver er givet eller afsluttet.
- Tag et kig på Workflow Task List for tildelte opgaver og deres status.
- Tilpas visninger på SharePoint for at holde styr på opgaver med filtre.
- Konstruer et dashboard med KPI'er, såsom gennemførelsesprocent, forfaldsprocent osv.
- Eksporter data fra SharePoint-lister til CSV for yderligere analyse.
Tjek desuden workflow-historikken for at forstå, hvordan hver bevægelse påvirker processen. Med overvågning i realtid kan du hurtigt opdage problemer eller vejspærringer. Husk disse tips, når du starter en ny arbejdsgang på SharePoint.
Det er blevet rapporteret, at Microsoft SharePoint bruges af et flertal af virksomheder i Amerika . Workflowproblemer kan være en hindring – men du kan overvinde dem med korrekt håndtering!
Håndtering af arbejdsgangundtagelser og fejl
Når der opstår undtagelser og fejl i arbejdsgangene, er hurtige og strategiske metoder afgørende for proceseffektivitet. Her er en 6-trins guide til at administrere dem :
- Undersøg statusrapporter for arbejdsgange for at identificere kilden til problemet.
- Sæt arbejdsgangen på pause, hvis der skal foretages nødvendige ændringer.
- Rediger arbejdsgangen for at løse eventuelle problemer.
- Genstart den ændrede arbejdsgang for at se, om den kører problemfrit.
- Tjek de nyligt genererede logfiler, hvis der stadig er problemer.
- Søg hjælp fra it-supportteamet, hvis intet andet virker, eller overvej at rulle tilbage til en tidligere version af arbejdsgangen.
Selv få undtagelser eller fejl kan akkumuleres over tid og forårsage forsinkelser. Så detaljeret forståelse af hvert problem er nøglen til at reducere dem.
Microsoft-teams stod over for problemer i deres arbejdsgange for et par år siden. De identificerede tråde, der ikke var i orden, over tid som kilden. De brugte teknikker svarende til ovenstående og løste problemet. Ved at forstå disse problemer og handle hurtigt, kan vi spare tid og sikre bedre nøjagtighed.
Klar til at tilpasse SharePoint-arbejdsgange? Tag din power-suit på og kom i gang!
Tilpasning af arbejdsgange i SharePoint
For at tilpasse arbejdsgange i SharePoint med lethed, er brug af visuel designer, udvidelse af arbejdsgange med SharePoint-designer og integration af arbejdsgange med tredjepartsapplikationer løsningerne for dig. Disse underafsnit vil hjælpe dig med dine workflow-tilpasninger, hvilket giver dig mulighed for at udvide workflows og forbinde det med andre applikationer for bedre effektivitet uden besvær.
Brug af Visual Designer til Workflow-tilpasninger
Visual Designer i SharePoint lader dig tilpasse arbejdsgange for at automatisere forretningsprocesser. Det byder på træk og slip funktioner at tilføje handlinger, betingelser og loops. Du kan tilpasse standard arbejdsgange eller oprette dine egne helt.
Tilpasning gør det muligt for virksomheder at opfylde deres unikke behov. Du kan lave en tilpasset opgaveformular med InfoPath eller HTML-formularer , hvilket giver mere kontrol over brugerinput. Plus, e-mail notifikationer kan sættes op til procesafslutninger.
Microsoft tillader også integration af tredjepartstjenester som f.eks Dropbox eller CRM-systemer såsom Salesforce gennem tilpassede handlinger. SharePoint REST API giver mulighed for at designe tilpassede handlinger at indhente data fra eksterne kilder.
Pro tip: Tilpasning af arbejdsgange er nøglen til at opfylde dine forretningsbehov og forbedre produktiviteten ved at automatisere gentagne opgaver. Sørg for at teste dine arbejdsgange under udviklingsstadierne for at undgå fejl i produktionsmiljøet.
Tag din kappe på og lås op for superkraften SharePoint Designer ‚Äì det er din go-to for at tage arbejdsgange til det næste niveau.
Udvidelse af arbejdsgange med SharePoint Designer
Tilpasning af arbejdsgange i SharePoint? Nemt gjort med SharePoint Designer ! Dette værktøj udvider forudbyggede arbejdsgange og lader dig skabe tilpassede processer, der passer til din virksomhed. For at ændre eksisterende arbejdsgange skal du blot åbne programmet og vælge det, du vil ændre. Brug de visuelle træk-og-slip-værktøjer eller kodevisning til at tilføje og fjerne stadier. Tilføj også handlinger som e-mails eller opgaver og forhold, der kræver brugerinput eller bestemte resultater.
Plus, med SharePoint Designer kan du lave brugerdefinerede arbejdsgange fra bunden. Det inkluderer skabeloner til almindelige biz-processer som dokumentgodkendelse eller udgiftsrapporter. Tilpas disse skabeloner, så de passer til dine forretningsbehov, og de genererer automatisk e-mails og opgavetildelinger fra brugerinput.
Pro tip: For ekstra tips og support til tilpasning af arbejdsgange, tjek online selvstudier og fællesskaber dedikeret til SharePoint Designer. Hvem har brug for venner, når du bare kan integrere dine arbejdsgange med tredjepartsapplikationer?!
Integrering af arbejdsgange med tredjepartsapplikationer
Udover standardstikkene er der apps der giver gratis eller betalt 'arbejdsgange' at udvide og automatisere processen. For eksempel, DocuSigns stik kan bruges til automatisk at dirigere kontrakter til underskrift mellem forskellige personer ved hjælp af SharePoints biblioteker og lister.
Vælger en tredjeparts app til integration? Ting at overveje: skalerbarhed, omkostningseffektivitet og brugervenlighed. Foretrækker en med et aktivt økosystem og regelmæssige opdateringer .
hvordan man ændrer fødselsdag på xbox
Design og styring af arbejdsgange? Det er ligesom hyrde katte . Bortset fra, at kattene faktisk er kollegaer med forskellige meninger.
Best Practices for Workflow Design og Management
For at sikre fleksibiliteten og skalerbarheden skal du implementere sikkerhed og tilladelser og vedligeholde workflowydeevne og optimering, mens du opretter et workflow i SharePoint. Dette er nogle vigtige overvejelser, du skal huske på, når du designer og administrerer arbejdsgange. I dette afsnit vil vi diskutere bedste praksis for workflowdesign og -styring og kort udforske fordelene ved hver af disse underafsnit.
Sikring af fleksibilitet og skalerbarhed
Fleksibilitet og skalerbarhed er nøglen i workflow design og styring. Systemer skal være i stand til at tilpasse sig ændringer i arbejdsbyrde, processer og teknologi. Modulære arbejdsgange opdel komplekse opgaver i mindre komponenter for at gøre dem nemmere at tilføje, fjerne eller ændre. Automatisering er også vigtigt for skalerbarheden. Cloud-baserede løsninger kan levere on-demand computerressourcer. For at optimere effektiviteten skal du gennemgå og overvåge præstationsmålinger. Over 40 % af virksomhederne vil have vedtaget RPA-software i 2023 – hvilket understreger behovet for automatisering i workflowdesign. Husk - den bedste sikkerhedssystem er så kompliceret, at du ikke kan huske din adgangskode!
Implementering af sikkerhed og tilladelser
Sikkerhed og tilladelser er nøglen til et godt design og afvikling af arbejdsgange. For at beskytte oplysninger er det vigtigt at konfigurere sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter følsomme data og stopper uautoriseret adgang. Her er 6 trin til at hjælpe dig med at implementere sikkerhed og tilladelser korrekt:
- Placering af følsomme data : Start med at finde al den information, der skal beskyttes. Dette kan omfatte økonomiske oplysninger eller kundedata.
- At finde ud af adgangsniveauer : Bestem, hvilke brugergrupper der skal have fuld kontrol over visse typer data, og hvilke grupper der kun kræver begrænset adgang.
- Give tilladelser baseret på roller : Tildel roller til hver brugergruppe, ved at beslutte, hvad de kan gøre i workflowsystemet.
- Implementering af adgangskodepolitikker : Sørg for, at alle brugere har sikre adgangskoder, der opfylder kravene, såsom alfanumeriske strenge eller specialtegn.
- Lav regler for deling af filer : Opret klare retningslinjer for deling af filer i din organisation. Bestem, hvem der kan dele et dokument, og hvordan du begrænser fildeling baseret på region, tidszone osv.
- Brug af aktivitetslogs : Hold styr på alle workflow-handlinger foretaget af brugere gennem logfiler eller revisioner, så du kan gennemgå aktiviteter, hvis noget ser ud til at være galt, eller hvis der sker noget slemt.
Det er også vigtigt at give teammedlemmer træning i de bedste sikkerhedsprotokoller. Lær dem, hvordan de opdager potentielle problemer som phishing-e-mails, ondsindede downloads, regelmæssig ændring af adgangskoder osv.
Endelig – godkendelsesprocesser skal være veldefinerede. Det er vigtigt at have strenge ledelsesretningslinjer på plads, da godkendelser går op i kæden - dette forhindrer en person med dårlige intentioner i at bryde protokollen på grund af smuthuller.
Ved at følge disse trin kan virksomheder beskytte deres følsomme data og øge ansvarligheden. Selv det bedste workflow-design kan ikke råde bod på en leder, der mener, at 'mikrostyring' er et synonym for 'effektivt lederskab'.
Vedligeholdelse af arbejdsflowydelse og optimering.
For at opretholde ydeevne og optimering bør der regelmæssigt analyseres og forbedres . Definer og overvåg Key Performance Indicators (KPI'er) at finde eventuelle flaskehalse. Automatiseringsværktøjer og standardiseringsprocedurer kan også hjælpe.
Kommunikation og samarbejde mellem teammedlemmer er afgørende . Træningssessioner skal gennemføres, så folk kender deres roller og eventuelle nye ændringer i arbejdsgangen. Feedback fra kunder eller klienter bør inkluderes i workflowoptimering. Det hjælper med at skræddersy arbejdsgange til bedre at betjene dem.
McKinsey & Company's undersøgelse viser, at optimering af arbejdsgange kan bringe produktivitet op med 30 % .
Ofte stillede spørgsmål
Q: Hvad er en arbejdsgang i SharePoint?
A: En arbejdsgang i SharePoint er en række automatiserede trin, der hjælper med at strømline forretningsprocesser og opgaver. Det involverer typisk flytning af dokumenter, opgaver eller elementer mellem brugere eller grupper til godkendelse, gennemgang eller redigering.
Q: Hvordan kan jeg oprette en arbejdsgang i SharePoint?
A: For at oprette en arbejdsgang i SharePoint skal du først identificere den forretningsproces eller opgave, du vil automatisere. Brug derefter SharePoint Designer eller Microsoft Power Automate til at skabe en tilpasset arbejdsgang, der opfylder dine behov.
Q: Hvad er SharePoint Designer?
A: SharePoint Designer er et gratis værktøj fra Microsoft, der giver dig mulighed for at tilpasse og oprette arbejdsgange i SharePoint. Det tilbyder en række handlinger og betingelser, der gør dig i stand til at opbygge komplekse arbejdsgange, der automatiserer dine forretningsprocesser og opgaver.
Q: Hvad er Microsoft Power Automate?
A: Microsoft Power Automate er et cloud-baseret værktøj, der giver dig mulighed for at skabe automatiserede arbejdsgange mellem SharePoint og andre applikationer. Det tilbyder en række skabeloner og stik, der forenkler processen med at skabe brugerdefinerede arbejdsgange.
Sp: Hvordan kan jeg teste og fejlsøge mit SharePoint-workflow?
A: SharePoint Designer og Microsoft Power Automate tilbyder begge test- og fejlfindingsværktøjer, der giver dig mulighed for at køre og fejlfinde dine arbejdsgange. Du kan også bruge SharePoints indbyggede logfunktion til at spore status for dine arbejdsgange og identificere eventuelle problemer.
Spørgsmål: Er der nogen bedste praksis for at oprette en SharePoint-arbejdsgang?
A: Ja, der er adskillige bedste praksis at følge, når du opretter et SharePoint-workflow, herunder at definere klare mål, bruge beskrivende navne til dine workflow-handlinger, inkorporere fejlhåndtering og eskaleringsstier, teste og forfine dit workflow og sikre, at alle interessenter er uddannet om dets brug og fordele.
