50+ gratis og nemme SOP-skabeloner (eksempel på SOP'er til registrering af standardprocedurer)

Brug Process Street til ubesværet at administrere dine SOP-skabeloner

Vores gratis SOP-skabelon til hurtigt og nemt at skrive nye standardiserede procedurer

Du ønsker en skabelon til at lave dine individuelle procedurer og en skabelon til at lave din proceduremanual.

Den første er vigtigere end den anden. Derfor har vi sat det i begyndelsen af ​​artiklen:

Som du kan se, viser den skabelon dig, hvordan du kommer i gang med at oprette en ny procedure fra bunden.

Linket til skabelonen er her:

Standard Operation Procedure (SOP) skabelonstruktur

Og den skabelon kan så guide dig gennem at lave dine første standarddriftsprocedurer. Den er fyldt med ekstra ressourcer og eksempler på bedste praksis, hvis du skulle have brug for dem.

Du kan tilføje den skabelon til din konto gratis, redigere den og derefter enten køre den som en tjekliste inde i Process Street eller eksportere den som en PDF, når du er færdig. Let.

Længere nede i artiklen kan du se nogle eksempler på proceduremanualer, vi også har lavet. Men her er nogle hurtige links, hvis du ikke ønsker at rulle:

• Minimanuel struktur
• Eksempel udfyldt minimanual

Sådan skriver du standard betjeningsprocedurer i 16 nemme trin

For at hjælpe dig med at bruge dine skabeloner, når du har downloadet dem, giver vi dig disse 16 trin til at skrive effektive standarddriftsprocedurer .

Du kan anvende dem inden for rammerne af en traditionel SOP-ramme, der overholder ISO 9001-standarderne, eller du kan bruge dem til at skabe de processer, der passer bedst til dine særlige behov på dette tidspunkt i din virksomheds rejse.

At skrive standarddriftsprocedurer behøver ikke at være en opslidende opgave. Hvis du følger vores retningslinjer for samarbejde, kan det endda være ret sjovt! (Sjov ikke garanteret)

1. Forstå, hvordan du vil præsentere dine SOP'er . Dette trin handler om at vælge din skabelon, så den passer til processens behov. I visse brancher vil du have krav, som du skal overholde. Layoutet af dine SOP'er vil blive påvirket af den type information, du skal vise. Undersøg hvilke internationale standarder, der gælder for din virksomhedsdrift.
2. Saml de relevante interessenter . For korrekt at kortlægge de processer, der er i brug i virksomheden, skal du have relevante medlemmer af virksomheden til stede. Disse standarddriftsprocedurer skal afspejle virkeligheden, så de kan tilpasses og optimeres til at forbedre virkeligheden.
3. Udarbejd dit formål . Dokumenterer du dine standarddriftsprocedurer for at overholde industristandarder? Eller er du sikker på, at dine operationer allerede overholder, skal du blot dokumentere dem? Gør du dette ud fra en generel procesoptimering? At kende svarene på spørgsmål som disse vil hjælpe dig med at prioritere din tilgang.
4. Bestem strukturen af ​​din SOP . Der er forskellige former for et SOP-dokument. Inden du begynder en, skal du forstå, om dette skal være en manual, en minimanual eller et proceduredokument. Jo større din virksomhed er, jo mere sandsynligt er det, at du vil lave en utrolig dybdegående manual.
5. Forbered omfanget af proceduren . Hvis du kun kortlægger én procedure i det dokument, du arbejder på, skal du forstå præcis, hvor proceduren starter, og hvor den slutter. Det er vigtigt klart at definere omfanget for at reducere overlapning med andre proceduredokumenter. Hvis man ikke gør det, vil det føre til ineffektivitet.
6. Brug en konsekvent stil . Dette er mere skriveråd, men du skal tænke over formålet med dokumentet for at forstå, hvordan det skal skrives. Hvis dette er et dokument, der udelukkende bruges til at demonstrere over for industrien, at du har dokumenteret SOP'er, så vil sproget måske være teknisk og banalt. Men hvis arbejdere skal bruge dette dokument som et referencepunkt, skal du gøre sproget klart og handlekraftigt.
7. ✍️ Brug korrekt notation, hvis det er relevant . Der kan godt være standardiserede former for formidling af processer i din virksomhed, men hvis ikke, kan du begynde at implementere dem. Forretningsprocesmodel og notation (BPMN) giver en universel måde at forklare processer på i en kortfattet visuel stil.
8. Gennemfør alle de nødvendige trin i processen . Vurder processen fra start til slut, og noter hver opgave, der kræves undervejs for at fuldføre processen. Dette kan gøres i form af en punktliste med pen og papir eller en note-app .
9. ⚠️ Prøv at vurdere potentielle problemer i processen. Hvis du ønsker at forbedre din proces, mens du arbejder gennem din dokumentation, er det nu en god mulighed for at gøre det. Vurder de grundlæggende trin, du har registreret, og spørg, om noget andet kunne tilføjes eller fjernes. Hvis noget skulle gå galt i processen, hvor ville det så ske? Hvor forekommer det i det virkelige liv i øjeblikket?
10. Bestem målinger, som SOP'er kan bedømmes ud fra . Dette er en fantastisk mulighed for at gøre dine standarddriftsprocedurer handlekraftige og finde en måde at vurdere deres positive virkning på. Hvilke metrics du vælger at bruge, afhænger af den proces, du dokumenterer. Nøglemålingerne kan være relateret til ydeevne eller hastighed eller en formel, der bruger begge disse variabler.
11. Test processen . For at sikre, at de standarddriftsprocedurer, du har dokumenteret, er de mest effektive, skal du teste processen med de medarbejdere, der påtager sig disse opgaver på daglig basis. Sørg for, at de er i stand til at give feedback på de fremlagte procedurer, så du kan foretage ændringer i processen, procedurerne eller blot dokumentets stil før indsendelse.
12. ✉️ Send processen til overordnede . Send din proces til gennemgang af din linjechef. Alternativt, hvis du ikke har en linjeleder, kan du finde en kollega, hvis feedback du værdsætter, og sende SOP-dokumentet til vedkommende, før du erklærer det for fuldstændigt.
13. Tydeliggør metoden til optimering af processen . Et standard driftsproceduredokument bør spore sine egne revisioner over tid. Det er dog nyttigt at have et generelt system på plads til at styre disse revisioner og hvordan og hvornår de sker. At skabe en proces til procesoptimering er et effektivt middel til at levere denne iterative forandring.
14. ‍♀️ Kør en risikovurdering af processen. En proces involverer mennesker eller data eller noget et sted, som kan blive såret, beskadiget eller gået tabt. Sørg for at køre en risikovurdering af dine processer for at sikre, at du ikke åbner op for din virksomheds risikoeksponering.
15. Overvej at lave et flowdiagram . Et visuelt hjælpemiddel til at hjælpe andre mennesker med at forstå overblikket over processen vil vise sig at være nyttigt for folk, der både vurderer og følger processen præsenteret i standarddriftsprocedurerne. At inkludere en øger dokumentets brugervenlige niveau.
16. ✅ Afslut og implementer SOP'erne . Når alle deltagere og interessenter har skrevet under på dokumentet, og folk har accepteret at bruge det, skal du implementere standardproceduredokumentet for den nødvendige proces og arkivere dokumentet korrekt.

Brug af Process Street til dine SOP'er

Der er måder, hvorpå du effektivt kan anvende en Process Street-skabelon til at dokumentere standarddriftsprocedurer. Den vigtigste fordel ved at bruge Process Street til dette er det hver proces kan køres som en tjekliste af personalet medlemmer følger procedurerne.

At finde en måde at balancere det standardiserede layout af standarddriftsproceduredokumenter og de almindelige handlingsegenskaber i Process Street vil give dig mulighed for at spare betydelig procesdokumentationstid, efterhånden som din virksomhed bevæger sig fremad.

Den mest enkle måde at begynde at arbejde hen imod standarddriftsprocedurer med Process Street på er simpelthen at begynde at dokumentere dine processer.

Ikke alle dokumenterede processer behøver at overholde ISO-diktater . I Process Streets system fungerer en skabelon som standardprocedurer for en bestemt opgave. Du kører derefter tjeklisten fra den skabelon, når du udfører processen, uden at det påvirker den originale dokumentation. I sit hjerte er det præcis, hvad standarddriftsprocedurer er i den virkelige verden.

Hvis dine processer er veldokumenterede, har du fået en god start. Hvis dine processer kan handles, er de det meget større sandsynlighed for at blive overholdt . Ingen kan lide at hente en SOP-manual og sortere side efter side for at finde noget brugbart.

Med Process Street undgår du den barriere og øger chancen for, at nogen følger procedurerne korrekt. Kort sagt, at køre dine SOP'er gennem Process Street hjælper med at forbedre procesoverholdelsen.

Her er et eksempel på Process Street SOP-skabelon :

Denne skabelon er udviklet til overholde ISO-9001:2015 Quality Mini-Manual-standarderne .

Klik her for at få adgang til denne skabelon i en ny fane!

Du kan også finde en fuldt udfyldt udfyldt version af skabelonen her:

• Standard betjeningsmini-manual til en marketingvirksomhed

Da du er en skabelon, kan du redigere den, som du vil, og erstatte den tekst, du bliver bedt om at erstatte. De første få afsnit dækker nøgleoplysningerne vedrørende skabelonen, mens procedureafsnittet, hvor processen er dokumenteret, følger.

Hvis du ønskede at bruge denne skabelon på et dagligt niveau, kan du gemme en masterkopi i en SOPs-mappe i Process Street og lave en kopi af skabelonen, som kunne eksistere i en anden mappe til brug for et team. Så kunne dit hold køre den kopierede skabelon som en tjekliste hver gang de kommer for at løfte opgaven.

Dette ville være en måde at gøre din skabelon anvendelig i din organisation, når SOP'erne er blevet dokumenteret.

Hvis du vil læse mere om at bruge Process Street til at køre et ISO-standard kvalitetsstyringssystem, så tjek nogle af disse links:

Process Street SOP-skabeloner til enhver industri og sektor

Klik på dropdown-pilene for at få adgang til SOP-skabeloner relateret til den pågældende branche. Husk, at der er mange flere skabeloner tilgængelige fra vores tjekliste skabelonbibliotek!

⬇️ Klik her for at se Process Streets færdige marketing SOP-skabeloner

Kundeonboarding for et marketingbureau (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne skabelonen Client Onboarding For A Marketing Agency på en ny fane!

AB-test (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne AB-testskabelonen i en ny fane!

Oprettelse af et nyhedsbrev (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne skabelonen Oprettelse af et nyhedsbrev på en ny fane!

⬇️ Klik her for at se Process Streets færdige IT SOP-skabeloner

Email Server Security (SOP skabelon)

Klik her for at åbne e-mailserversikkerhedsskabelonen i en ny fane!

Bedste fremgangsmåder til sikkerhedskopiering af klientdata (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne skabelonen for bedste praksis for klientdatasikkerhedskopiering på en ny fane!

Enterprise Password Management Checklist-skabelon (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne skabelonen til Enterprise Password Management Checkliste på en ny fane!

⬇️ Klik her for at se Process Streets færdiglavede detail SOP-skabeloner

Tjekliste for onboarding af detailmedarbejdere (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne skabelonen til tjekliste for detailmedarbejdere på en ny fane!

E-handelsproduktliste (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne e-handelsproduktlisteskabelonen på en ny fane!

Daglig butiksåbningstjekliste (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne skabelonen til daglig historieåbningstjekliste på en ny fane!

⬇️ Klik her for at se Process Streets færdige bygge-SOP-skabeloner

Byggeforslagsskabelon (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne byggeforslagsskabelonen i en ny fane!

Byggefremskridtsrapport (SOP-skabelon)

Klik her for at åbne skabelonen for byggefremskridtsrapport på en ny fane!

Gratis Microsoft Word-skabeloner til at bygge dine SOP'er

Den traditionelle vej at tage, når nogen vil begynde at dokumentere deres standarddriftsprocedurer, er at begynde opgaven i et tekstbehandlingssystem og skabe en række mindre dokumenter, som til sidst kan samles til en større manual.

I det væsentlige, det er som at skrive en bog .

Den første skabelon, vi præsenterer, er en af ​​de mest nyttige. Jeg vil forklare hvorfor.

En generel skabelon med vejledende noter

Standarddriftsprocedurer er vigtige i alle brancher, men især værdsat inden for sundhedssektoren. Liv er på spil, og erklærede processer skal følges meget nøje.

Mere end blot at være en skabelon, du kan indtaste oplysninger i, indeholder dette dokument fremhævet tekst i hvert afsnit, som forklarer dig, hvordan du griber hver opgave an.

I denne forstand fungerer dokument som både en skriveskabelon og en skrivevejledning ; klart og kortfattet vejlede brugeren gennem dokumentet.

Flere NHS standard driftsprocedureskabeloner

For at afslutte vores generelle standarddriftsprocedureskabeloner vender vi tilbage til skabeloner designet af University of Oxford til brug inden for National Health Service i Storbritannien.

Vi vil præsentere en række flere niche-skabeloner, der er gearet til specifikke formål. Disse bør vise dig, hvordan du konstruerer komplekse SOP'er, samtidig med at du får de skabeloner, du kan bruge i din virksomhed, hvis du har disse behov.

Excel database design

Denne skabelon fungerer som et eksempel på SOP for hvordan standardisere opsætningen af ​​databaser i Microsoft Excel .

Det specifikke fokus for denne skabelon er på opsætning af databasen til medicinske forskningsformål, men strukturen kan tilpasses, så den passer til ethvert databasebehov. Den virkelige detalje ligger i de procedurer, som du kan skrive, så de passer til dine specifikke behov.

Risikovurdering SOP-skabeloner til at gennemgå dine procedurer

Forhåbentlig vil du nu føle dig ret godt tilpas med, hvad der kræves af dine standarddriftsprocedurer, og hvordan du kan gribe dem an.

Ingen standarddriftsprocedure er dog færdig, før risikovurderinger er afsluttet.

Som sådan, vi har inkluderet 5 links her, som du kan udforske . Vi har to skabeloner, der er specielt gearet til risikovurdering af standarddriftsprocedurer plus et eksempeldokument for at vise dig, hvordan den færdige version kan se ud. Vi har derefter to mere generelle formål risikovurderinger for dem af jer, der ikke ønsker at opnå ISO-niveauer, og udfører en mere afslappet dokumentationsproces.

Premium SOP skabeloner

Hvis du er på markedet med de mest omfattende SOP-skabeloner af høj kvalitet (læs dyre) derude, skal du ikke lede længere end Bizmanualz-samlingen skrevet af Chris Anderson, DBA, LSSBB.

Bizmanualz er et premium-bibliotek af SOP-skabeloner leveret i forskellige formater (inklusive Word) med produkter, der spænder fra en enkelt procedureskabelon til en hel virksomhedshåndbog.

Fra komplette CEO- og CFO-håndbøger til afdelingsspecifikke procedureskabeloner som regnskabs-, økonomi- og it-politikproceduremanualer, Bizmanualz er den mest omfattende SOP-samling derude.

Vi er blevet imponeret over det udtømmende Bizmanualz-bibliotek, der kan prale af over 1.200 SOP-skabeloner. Proceduremanualerne dækker kerneafdelingerne i en virksomhed og omfatter mere end 7.000 sider med detaljeret proceduredokumentation, der alle er tilgængelige for øjeblikkelig digital download.

Vi elsker også, at de tilbyder en prøve, som du kan få gratis.

Vælg den rigtige SOP-skabelon og kom i gang

Hvor meget det end kan være skræmmende, når du begynder at skrive standarddriftsprocedurer for første gang, håber vi, at disse skabeloner, forklaringer og eksempler har gjort opgaven lidt klarere.

Når du genkender de delte strukturer mellem forskellige skabeloner, kan du begynde at se, hvad der er væsentlige elementer, og hvad der er valgfri indeslutninger.

Med den viden i tankerne kan du kig forbi det unødvendigt verbose sprog normalt bruges i SOP'er for at se, at de bare er meget grundige procesdokumenter.

Så vælg en skabelon – eller to – og begynde at dokumentere din første procedure .

Før du ved af det, har du en hel ISO-niveau manual på dine hænder!

Har du tidligere skrevet standarddriftsprocedurer? Hvilke ressourcer vil du anbefale til nogen, der nærmer sig det for første gang? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor!