Introduktion
SharePoint-websteder er som relationer med høj vedligeholdelse – de kræver opmærksomhed, tid og en offentlig status . Hvis et SharePoint-websted ikke er offentligt, kan det forårsage en lang række problemer. Uanset om du vil dele vigtig information med interessenter eller samarbejde med eksterne parter, er det vigtigt at konvertere webstedet til offentligt.
Sådan gør du:
- Gå til 'Siteindstillinger', vælg derefter 'Site Permissions', og klik på 'Anonym adgang'. Dette gør det muligt for uautoriserede brugere at få adgang til webstedet. Der er dog sikkerhedsrisici, der følger med dette, så sørg for at have passende forholdsregler på plads.
For nylig havde en af vores kunder svært ved at dele SharePoint-data eksternt på grund af deres websteds private status. Med vores hjælp blev deres websted konverteret til offentligt på få minutter uden at kompromittere sikkerheden.
At gøre et SharePoint-websted offentligt kan virke skræmmende; Men at følge disse trin skulle gøre det nemt at konvertere private websteder til tilgængelige netværk – uden at udsætte dig selv for ekstern interferens eller cyberangreb. God deling!
Forstå SharePoint-websteder
For at forstå SharePoint-webstedstyper og gøre dit websted offentligt, skal du læse videre! Forskellige typer SharePoint-websteder giver specifikke funktioner, der imødekommer din virksomheds behov. At gøre et SharePoint-websted offentligt har mange fordele, og vi vil undersøge disse fordele i detaljer.
Forskellige typer af SharePoint-websteder
SharePoint-websteder kommer i forskellige former og størrelser. Holdsider er til samarbejde i grupper. Kommunikationssider er til at dele information og nyheder. Udgivelsessteder lad dig dele med udenforstående. Og projekt websteder hjælpe med at håndtere opgaver. Plus, SharePoint har hub-steder der giver organisationsdækkende navigation og søgning.
Pro tip: Få et hub-websted til din SharePoint for bedre navigation og søgning. Del dit SharePoint-websted og se den kærlighed (og spam), det får!
hvordan man vælger alt i word doc
Fordele ved at gøre et SharePoint-websted offentligt
At gøre dit SharePoint-websted offentligt tilbyder en masse frynsegoder, du ikke ville få med et websted, der kun er internt. Tjek disse plusser:
- Synlig – Folk kan se, hvad du laver, og vide, hvad du tilbyder.
- Forbedret samarbejde – Jo flere mennesker, der kan få adgang til siden, jo mere kan de bidrage, hvilket fører til bedre projektresultater.
- Brand Promotion – Det offentlige websted øger brandgenkendelsen og tiltrækker mulige kunder eller investorer.
- Brugervenlig deling – Deling af indhold eller filer med udenforstående er nemmere og smidigere med offentlige links.
- Nem adgangskontrol – Det er nemt at administrere tilladelser på offentlige websteder – teams behøver ikke at bede IT-support om legitimationsoplysninger for hver ny bruger.
- Bedre intranet – Interne målgrupper drager også fordel af offentlige SharePoint-websteder via bekvem adgang til data, der kan booste deres serviceleverance, med yderligere sikkerhedsindstillinger.
Plus, med SharePoint Online-abonnement kan virksomheder oprette offentlige websteder uden ekstra omkostninger. Dette ændrer den måde, folk ser dine oplysninger på på en positiv måde, hvilket påvirker forretningsbeslutninger.
Pro tip: Vær opmærksom på materiale på dit websted, der kan overtræde politikker eller støde folk. Test eksternt, før du går live på sociale medieplatforme som Facebook, Twitter og LinkedIn.
Deling er afgørende, men gør dit SharePoint-websted kun offentligt med folk, du stoler på - det er som at dele en tandbørste!
Gør et SharePoint-websted offentligt
For at gøre dit SharePoint-websted offentligt skal du navigere til webstedsindstillinger, vælge webstedstilladelser, ændre tilladelsesniveauer, tilføje anonym adgang og gemme ændringer. Disse undersektioner tilbyder en trin-for-trin-løsning, der gør det muligt for udenforstående at få adgang til og interagere med dit websted.
Naviger til webstedsindstillinger
For at gøre dit SharePoint-websted offentligt, skal du navigere til Indstillinger for websted – et værktøj, der er vigtigt for at tilpasse dit SharePoint-websted. Følg disse trin for nemt at få adgang til webstedsindstillinger!
- Klik på tandhjulsikonet - placeret i øverste højre hjørne af skærmen, når du er logget ind på SharePoint-webstedet.
- Fra rullemenuen skal du vælge Indstillinger for websted.
- Rul ned for at finde afsnittet Webstedshandlinger.
- Klik på den for at få flere oplysninger om administration af dit SharePoint-websted.
- Find og klik på Gør dette websted offentligt for at åbne tilladelser.
Disse nemme trin hjælper dig med at navigere til webstedsindstillinger uden problemer. Bemærk, at ikke alle brugere har autoritet til at foretage ændringer eller redigere indstillinger, da kun administratorer eller autoriserede brugere har administratoradgang.
I 2012 var der et problem relateret til anonym Microsoft SQL Server-kommunikation via SharePoint-dataforbindelsestjeneste. Løsningen var at navigere til Konfigurer Secure Store Service.
Husk: deling er omsorgsfuldt, medmindre det er dit SharePoint-websted - så handler det om selektiv tilladelse.
Vælg webstedstilladelser
Valg af de korrekte webstedstilladelser er afgørende, når du gør dit SharePoint-websted offentligt. Dette afgør, hvem der kan komme til dit indhold, og hvor meget kontrol de har over det. Garanterer, at hver bruger har de korrekte rettigheder til at blokere ikke-godkendt adgang eller databrud.
For anderledes grupper, personer eller eksterne brugere , giv særskilte tilladelser for at sikre de nødvendige sikkerhedsindstillinger. Skelne roller og pligter ved at give passende rettigheder til bestemte individer. Administrer adgangsanmodninger og se brugsrapporter konsekvent for at screene eventuelle uoverensstemmelser.
Husk, et forkert valg af tilladelser kan være dyrt i form af tab af data eller skade. Forbliv opdateret med de seneste sikkerhedsopdateringer og begrænsninger for at beskytte dit SharePoint-websted mod cybertrusler, potentielle retssager og skade på offentligt image.
Gå ikke glip af at sikre dit værdifulde SharePoint-websted ved at se bort fra tilladelser under udviklingsfasen. Anvend de nødvendige forebyggende foranstaltninger for at sikre dine informationsaktiver mod forseelser, samtidig med at du opretholder 100 % tilgængelighed for autoriserede brugere.
Når det kommer til at justere tilladelsesniveauer i SharePoint, skal du bare huske: med stor magt kommer stort ansvar .
Rediger tilladelsesniveauer
For at gøre dit SharePoint-websted offentligt er det vigtigt at administrere tilladelser. Tilladelsesniveauer bestemmer, hvad brugere kan og ikke må. Følg disse trin for at ændre dem:
- Gå til webstedsindstillinger: Klik på 'gear'-ikonet i øverste højre hjørne af dit SharePoint-websted. Klik derefter på 'Webstedsindstillinger'.
- Vælg tilladelser: Under 'Brugere og tilladelser' skal du vælge 'Webstedstilladelser'.
- Rediger tilladelsesniveauer: Vælg den bruger eller gruppe, hvis tilladelser du vil ændre, og klik derefter på 'Rediger brugertilladelser'. Du kan vælge mellem Fuld kontrol, Design, Rediger, Bidrag og Læs.
Vær forsigtig, når du ændrer tilladelsesniveauer. Uautoriseret adgang eller ændringer af vitale data kan forekomme.
SharePoint tilbyder også andre måder at administrere adgang på, såsom at dele links i stedet for at invitere folk direkte. Se på disse muligheder, når du gør dit SharePoint-websted offentligt! Hvem har brug for adgangskoder? Lad internettet have fri adgang!
Tilføj anonym adgang
For at nå ud til et bredere publikum skal virksomheder og organisationer have en online tilstedeværelse . Anonym adgang er måden at gøre et SharePoint-websted offentligt på. Sådan gør du:
- Gå til webstedsindstillinger og vælg webstedstilladelser.
- Klik på Anonym adgang.
- Vælg adgangsniveauet for offentligt indhold.
- Klik på OK og Gem dine ændringer.
Vær opmærksom på det offentlige indhold, du deler . Afstå fra at udlevere følsomme oplysninger, såsom økonomiske optegnelser og private data.
Anonym adgang har eksisteret siden SharePoint 2007. Det tilbyder en sikker måde at dele information med offentligheden på. I 2018 forbedrede Microsoft funktionen til at inkludere indhold, der kan ses på mobilt web. Gem ændringer – uforudsigelige resultater med SharePoint.
Gem ændringer
Det er nødvendigt at foretage ændringer på et SharePoint-websted for at gøre det offentligt. 'Gem ændringer' spiller en vigtig rolle i valideringen af, at alle opdateringer er bevaret. En fordel ved SharePoint er, at de nye ændringer afspejler sig øjeblikkeligt på hjemmesiden.
Når du redigerer dit SharePoint, sikrer lagring af ændringer, at alle nye justeringer registreres nøjagtigt. Uden disse kritiske ændringer kan alt arbejde, der er lagt på hjemmesiden, være spildt. Så tryk altid på knappen 'Gem ændringer', når du foretager justeringer.
Udover at gemme dine ændringer og opdateringer tillader SharePoint samtidig samarbejde med forskellige brugere, mens opdateringer offentliggøres. Dette reducerer tid brugt på webstedsvedligeholdelse ved at tillade flere redaktører at arbejde sammen på delte dokumenter og databaser.
Ifølge Forbes Magazines rapporter fra juni 2021 har Microsoft Teams og SharePoint brugerantal på over 145 millioner globalt. Den stigende popularitet fremhæver, hvor essentielle disse platforme er blevet for virksomheder, der stræber efter at forbedre deres drift og optimere workflow-styringssystemer.
Tid til at tjekke, om dit SharePoint-websted kan håndtere offentlighedens kontrol. Eller vil det fejle som en dårlig stand-up komiker?
Test af det offentlige SharePoint-websted
Tester du et offentligt SharePoint-websted? Du skal sikre dig, at alle detaljer er nøjagtige og tilgængelige. Tjek det links virker, billeder viser, og info er korrekt . Sørg også for, at dit websted fungerer på forskellige enheder. Til sidst, lav en prøvekørsel med et par personer først.
Sjov kendsgerning: SharePoint har over 200 millioner brugere på verdensplan. Sørg for at følge bedste praksis for at undgå pinlige databrud.
Bedste fremgangsmåder til at gøre et SharePoint-websted offentligt
For at oprette et vellykket offentligt SharePoint-websted skal du følge nogle bedste fremgangsmåder. For at opnå dette skal du fokusere på tre væsentlige underafsnit: Sikkerhedsovervejelser, Content Management og Site Maintenance. Disse fremgangsmåder vil sikre et sikkert, organiseret og velholdt SharePoint-websted, der opfylder behovene hos din tilsigtede målgruppe.
Sikkerhedshensyn
At sikre sikkerheden på et offentligt SharePoint-websted er nøglen . Konfigurer godkendelsesprotokoller, adgangskoder og tilladelser for at stoppe uautoriseret adgang og tab af data. Anvend jævnligt opdateringer for at reducere sårbarheder.
overfladesluk touchskærm
Brugeruddannelse er også vigtig. Guide brugere til at skabe stærke adgangskoder, spotte phishing-forsøg og sikker browsing. Inddrag medarbejderne i at spotte risici og rapportere mistænkelig aktivitet.
Vælg en hostingmulighed, der opfylder sikkerhedskravene. Se for eksempel efter SSL-certifikater, DDoS-beskyttelse og indtrængendetekteringssystemer.
En virksomhed undlod at gøre dette og stod over for juridiske konsekvenser og skade på deres omdømme . Undgå den samme fejl – prioriter sikkerheden på dit offentlige SharePoint-websted. Administrer indhold med versionskontrol og metadata-tags – som at hyrde katte!
Content Management
At publicere et SharePoint-websted til offentligheden kræver effektiv indholdsstyring. Dette skaber en konstant strøm af besøgende, der engagerer sig.
Forstå dit publikum. Brug sprog, der er let at forstå. Gruppér indhold sammen for at gøre navigationen nemmere. Hold links opdateret.
Implementere arbejdsgange i organisationen. Kvalitetssikring og kontrolgennemgange er essentielle før publicering af noget.
Foretag regelmæssige anmeldelser af webstedets søgefunktion. Dette giver bedre resultater og gør navigationen lettere.
Følg disse bedste fremgangsmåder. Dette øger eksponeringen og opbygger et aktivt fællesskab.
Hold dit SharePoint-websted kørende som en bil. Skift olien regelmæssigt, ellers sidder du fast på Information Superhighway.
Site vedligeholdelse
At holde et SharePoint-websted er nøglen til god ydeevne og brugertilfredshed . Regelmæssig vedligeholdelse, såsom opdateringer og sikkerhedskopier, forhindrer problemer og holder siden kørende. Fjernelse af unødvendige filer og data kan også fremskynde indlæsningstiden og forbedre webstedets funktionalitet .
Men der er mere til vedligeholdelse end almindelige opdateringer og sikkerhedskopier. Du må overvåge indholdet for at sikre, at det er opdateret og nyttigt . Analytics kan hjælpe dig med at spore besøgendes adfærd på webstedet, finde problemer og foretage forbedringer.
Det er også vigtigt at administrere brugeradgangsniveauer. Sørg for, at brugerne kun har adgang til det, de har brug for, samtidig med at følsomme oplysninger beskyttes.
Nogle gange dukker uventede problemer op, som kræver øjeblikkelig opmærksomhed. For eksempel en opdatering eller ændring, der negativt påvirker webstedets layout eller funktionalitet. I dette tilfælde, a pålideligt supportsystem er afgørende for hurtig løsning .
Husk: Hold publikum engageret og underholdt!
Konklusion
Du har opnået succes ved at gøre dit SharePoint-websted offentligt! Dette giver dig mulighed for at samarbejde med mennesker uden for din organisation, hvilket fører til bedre produktivitet og kommunikation. Det er dog vigtigt at fastsætte sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte eventuelle fortrolige data.
For at oprette et offentligt SharePoint-websted skal du følge trin skitseret og sikre, at de korrekte tilladelser er indstillet for eksterne brugere. Du kan tilpasse webstedets udseende og tilføje webdele for at imødekomme dine individuelle behov.
Hold altid øje med hvem der har adgang til webstedet og eliminere eventuelle uautoriserede brugere. Med passende styring kan et offentligt SharePoint-websted være et fantastisk værktøj til at dele information og arbejde med andre.
Udnyt fordelene af et offentligt SharePoint-websted! Følg disse trin og begynd at sprede din viden med det samme.
Ofte stillede spørgsmål
Sp: Hvordan gør jeg mit SharePoint-websted offentligt?
A: For at gøre dit SharePoint-websted offentligt, skal du aktivere anonym adgang i indstillingerne for webstedstilladelser. Dette vil give alle adgang til webstedet uden at skulle logge ind.
Sp: Kan jeg vælge, hvilke dele af mit SharePoint-websted, der er offentlige?
A: Ja, du kan tilpasse tilladelserne for individuelle lister, biblioteker og sider på dit SharePoint-websted. Dette giver dig mulighed for kun at gøre visse dele af webstedet offentlige, mens andre holdes private.
Sp: Vil gøre mit SharePoint-websted offentligt påvirke dets sikkerhed?
A: Ja, at gøre dit SharePoint-websted offentligt kan potentielt kompromittere dets sikkerhed. Du kan dog mindske denne risiko ved at indstille tilladelser korrekt, bruge SSL-kryptering og regelmæssigt overvåge webstedet for uautoriseret adgang.
Sp: Hvordan deler jeg mit offentlige SharePoint-websted med andre?
A: Når dit SharePoint-websted er offentligt, kan du dele URL'en med andre via e-mail, sociale medier eller andre måder. Du kan også tilføje et link til webstedet på din organisations websted eller intranet.
Spørgsmål: Har jeg brug for nogen speciel software eller værktøjer til at gøre mit SharePoint-websted offentligt?
A: Nej, du behøver ikke nogen speciel software eller værktøjer for at gøre dit SharePoint-websted offentligt. Alt du behøver er adgang til webstedets indstillinger og muligheden for at ændre tilladelser.
Sp: Kan jeg begrænse antallet af personer, der kan få adgang til mit offentlige SharePoint-websted?
Sv: Selvom du ikke kan begrænse antallet af personer, der kan få adgang til et offentligt SharePoint-websted, kan du kontrollere, hvem der har tilladelse til at foretage ændringer på webstedet. Ved at begrænse redigeringstilladelser kan du sikre, at kun autoriserede brugere kan ændre webstedets indhold.
