En virksomhed kan kun fungere til sit fulde potentiale med ordentlig processtyring. Men hvad er den egentlige definition af procesledelse?
Da mange virksomheder konverterede til fjernarbejde under 2020-pandemien, blev en del processtyring også digital. Mens medarbejderne til sidst vendte tilbage til deres kontorer, havde procesledelsen fundet et nyt hjem i skyen.
Med denne pludselige ændring og interesse for at perfektionere procesledelse, er det værd at dykke ned i, hvad procesledelse egentlig er. Og som en virksomhed, der helt ærligt nød godt af det skifte, har vi meget at sige om sagen.
I denne artikel vil vi definere procesledelse, tale om dens fordele og udfordringer og give dig råd om, hvordan du implementerer det i din virksomhed.
Til sidst vil vi endda smide en gratis skabelon ind for at hjælpe dig i gang.
Definitionen af procesledelse
Okay, så hvad er processtyring helt præcist?
Processtyring – eller Business Process Management (BPM) – er den teknik, som organisationer bruger til at analysere, optimere, overvåge og kontrollere forskellige forretningsprocesser.
hvordan man opdaterer outlook e-mail
Med BPM er virksomheder i stand til at:
- Automatiser tilbagevendende processer, så de altid kører problemfrit
- Analyser tidligere processer for at se, hvad der gik rigtigt, og hvad der ikke gjorde
- Spor metrics på tværs af forskellige processer
- Udfør risikoanalyse for at afbøde fremtidige risici
- Mål effektivitet ved hjælp af tidligere data
Hvorfor bøvle med procesledelse?
BPM er noget, enhver organisation har brug for, fordi det hjælper dig med bedre at forstå din virksomhed.
Ved at bruge BPM kan du analysere alle dine forretningsprocesser for at finde ineffektivitet og komme med løsninger til at rette og optimere dem. Det får den daglige drift til at køre meget mere smidigt og forbedrer styringen af ressourcer.
Men det er kun de små fordele.
De andre fordele ved at gøre dette er enorme. Det sparer ikke kun din organisation for tid og penge, men det giver også din virksomhed mulighed for at reagere på kundernes og markedets krav meget hurtigere.
Fordele ved klart at definere processtyring
At forstå definitionen af BPM betyder, at du bedre kan differentiere det fra program- og projektledelse. At kende forskellen mellem de tre typer processer betyder, at du vil være i stand til at bruge dem alle effektivt.
Outlook-e-mailvisningsmuligheder
Med BPM er det vigtigt at huske, at det er til tilbagevendende processer i din organisation. Disse er generelt igangværende processer i en virksomhed og har ikke en bestemt ende, som medarbejderonboarding. Det er dens største differentieringsfaktor.
Projektledelse er levering af et specifikt produkt eller en ydelse. Der er en klar begyndelse og slutning på det. Projekter er generelt engangsting, der ikke gentages, og et team arbejder muligvis kun på én ad gangen.
Programstyring er et sted midt imellem de to andre. Det beskæftiger sig med styring af den indbyrdes afhængighed mellem forskellige projekter. Ligesom BPM er programstyring generelt i gang, men i modsætning til BPM beskæftiger den sig ikke med processerne relateret til virksomheden som helhed.
Fordele ved at bruge processtyring
Processtyring er et kritisk aspekt af enhver virksomhedsdrift, der sigter mod at forbedre effektiviteten, reducere omkostningerne og forbedre den samlede ydeevne. Her er nogle vigtige fordele ved at bruge processtyring:
Øget effektivitet
Implementering af processtyring giver organisationer mulighed for at strømline deres operationer, eliminere overflødige opgaver og forbedre produktiviteten. Med klart definerede processer kan medarbejderne arbejde mere effektivt, hvilket fører til tids- og omkostningsbesparelser.
Løbende forbedringer
Ved at bruge processtyring kan virksomheder løbende overvåge og vurdere deres processer for at identificere forbedringsområder. Dette sætter dem i stand til at foretage nødvendige justeringer, optimere arbejdsgange og forbedre ydeevnen løbende.
Forbedret kundeservice
Med forbedret effektivitet og strømlinede processer kan organisationer yde bedre kundeservice. Processer såsom ordreopfyldelse, klageløsning og kundeonboarding kan standardiseres og udføres konsekvent, hvilket resulterer i forbedret responstid og kundetilfredshed.
Omkostningsbesparelser
Processtyring hjælper med at identificere flaskehalse, redundanser og ineffektivitet, hvilket giver virksomheder mulighed for at optimere deres ressourceallokering og reducere omkostningerne. Ved at eliminere unødvendige trin og automatisere manuelle processer kan organisationer opnå betydelige omkostningsbesparelser.
Forbedret beslutningstagning
Processtyring giver virksomhederne realtidsdata og indsigt i deres drift. Dette sætter dem i stand til at træffe informerede beslutninger baseret på nøjagtig information, hvilket fører til bedre forretningsresultater og opnåelse af strategiske mål.
Typer af processtyring
Processtyring kan gøre meget for at hjælpe dig med at nå dine forretningsmål, men du skal være bekendt med de forskellige typer for at vide, hvilken der er bedst for dig.
Business Process Management
Denne type processtyring fokuserer på at forbedre forretningsprocesser og arbejdsgange på tværs af forskellige afdelinger eller funktioner i en organisation. Det sigter mod at optimere processer, øge effektiviteten og tilpasse dem til strategiske mål. Software til forretningsprocesstyring er en fantastisk måde at hjælpe dig med at opsætte et processtyringssystem.
Projektledelse
Projektledelse involverer planlægning, eksekvering og overvågning af et specifikt projekt for at nå specifikke mål inden for en defineret tidsramme. Det sikrer, at projekter leveres til tiden, inden for budgettet og opfylder de ønskede kvalitetsstandarder.
Håndtering af arbejdsgange
Workflow management fokuserer på koordinering og optimering af opgaver, aktiviteter og godkendelser inden for en defineret proces. Det sikrer, at arbejdet dirigeres effektivt, deadlines overholdes, og alle nødvendige trin er gennemført.
Programstyring
Programledelse involverer styring af flere relaterede projekter som en koordineret indsats for at nå organisatoriske mål. Det involverer at føre tilsyn med planlægningen, udførelsen og overvågningen af flere projekter og sikre, at de stemmer overens med strategiske mål.
Robotisk procesautomatisering (RPA)
RPA involverer brugen af softwarerobotter eller bots til at automatisere gentagne og regelbaserede opgaver. Det har til formål at forbedre effektiviteten, nøjagtigheden og hastigheden ved at reducere manuel indgriben og minimere fejl.
Sådan uddanner du dit team i definitionen af procesledelse
Teammedlemmer er mere modtagelige for forandringer, end mange ledere plejer at give dem æren for. Men alt for ofte bliver BPM mødt med en indstillet og glem slags holdning. Der er meget lidt ændring.
Når det kommer til at uddanne dit team i definitionen af procesledelse, er din tilgang vigtigere end hvordan du formulerer definitionen. Spørg dig selv dette:
- Hvorfor vil jeg have mit team til at kende definitionen af procesledelse?
- Hvordan vil teamet drage fordel af at kende definitionen?
- Hvad er mine forventninger til teamet, efter vi har diskuteret BPM?
- Vil jeg have mit teams ideer, eller vil jeg bare have, at de skal vide, hvad BPM generelt er?
Hvis du bare vil have dit team til at vide, hvad BPM er, så er din tilgang sandsynligvis ikke den rigtige.
Dine teammedlemmer er dem, der arbejder med etablerede processer hver dag, og de ved sikkert allerede, hvad der kan forbedres. Når du introducerer procesledelse til dit team, bør det være en måde for dig at åbne op for denne kommunikationslinje med dit team.
De bør være trygge ved at komme til dig med deres ideer til forbedring af processer fra dette tidspunkt fremad. Deres ideer skal altid lyttes til.
Forretningsprocesstyringsmodeller defineret
Modellering af forretningsprocesstyring er handlingen at repræsentere en organisations processer, så de kan analyseres, forbedres og potentielt automatiseres.
Hele ideen med BPM-modeller er at have en fysisk repræsentation af en proces udformet på en måde, der giver mening for alle, der ser på den, uanset om det er ingeniører eller interessenter. Tænk på det som et mindmap.
Eksempler på processtyringsmodeller
Hvordan du skal modellere dine forretningsprocesser er op til dig, men der er et par veletablerede modeller, der hjælper dig i gang.
spektrum teknisk support
Flowdiagrammer
Formentlig de mest kendte modeller, flowdiagrammer er enkle og nemme at lave. Bare ved at bruge en række forskellige former forbundet med pile, kan du nemt demonstrere, hvordan visse dele af en proces flyder ind i en anden.
Disse fungerer generelt bedst til simple processer eller forenkling af mere komplicerede.
Business Process Modeling Notation
Business Process Modeling Notion (BPMN) kortlægger forretningsprocesser ved hjælp af en grafisk notation. Skabt af Object Management Group (OMG), målet med BPMN er at gøre selv de mest komplekse forretningsprocesser forståelige for alle på et team, fra softwareudviklere til forretningsanalytikere.
Du kan faktisk lære, hvordan du opretter et BPMN gratis på OMG's hjemmeside hvis det er den model du vil gå med.
Gantt-diagrammer
Gantt-kort blev skabt af den amerikanske maskiningeniør Henry Gantt og har eksisteret i mere end 100 år. Disse diagrammer bruges bedst til processer, der er tidsfølsomme, da de bruger søjler til at spore deadlines for bestemte opgaver eller projekter.
Gantt-diagrammer er sekventielle og meget nemme at forstå. Der er en god grund til, at de stadig bruges i dag.
Dataflowdiagrammer
Dataflowdiagrammer (DFD'er) giver dig mulighed for at visualisere datastrømme. DFD'er fungerer som flowdiagrammer, men har generelt en meget større nøgle til at hjælpe med at holde de forskellige former og farver klare og organiserede.
Disse hjælper, så du også kan se, hvordan data flyder inden for en proces og mellem processer. De er generelt bedre for dit team og ikke interessenter, fordi de kan blive en smule indviklede afhængigt af, hvor meget data der bliver repræsenteret.
lær microsoft
Implementering af et processtyringssystem
Implementering af et processtyringssystem, selv for individuelle processer, behøver ikke at være kompliceret. Bare følg disse trin:
Definer klart målene og målene
Dette vil danne grundlag for at identificere de kritiske processer, der skal styres og forbedres. Ved at sikre overensstemmelse mellem processtyringssystemet og den overordnede forretningsstrategi kan organisationer prioritere deres indsats og træffe bedre beslutninger vedrørende procesoptimering.
Kortlæg de eksisterende processer
Dette indebærer at dokumentere trin, input, output og interessenter involveret i hver proces. Processkortlægningsøvelsen giver en visuel repræsentation af rækkefølgen af aktiviteter og hjælper med at identificere potentielle flaskehalse, ineffektivitet og redundanser i processerne.
Identificer forbedringsmuligheder
Dette gøres ved at evaluere effektiviteten, effektiviteten og ydeevnen af hver proces. Key Performance Indicators (KPI'er) kan defineres for at måle processernes succes og spore fremskridt hen imod forbedringsmål.
Optimer processerne
Procesforbedringer kan opnås gennem en række forskellige tilgange, såsom:
- Eliminering af unødvendige trin
- Automatisering af manuelle opgaver
- Omdefinering af roller og ansvar
- Implementering af bedste praksis fra industristandarder
Ved løbende at overvåge og analysere processerne kan organisationer identificere områder for optimering og implementere ændringer for at fremme effektiviteten.
Udfordringer med implementering af nyt processtyringssystem
Implementering af et nyt processtyringssystem kan komme med en rimelig del af udfordringer. Her er nogle af de almindelige forhindringer, organisationer kan støde på under denne proces:
Modstand mod forandring
Implementering af et nyt processtyringssystem kræver ofte et mindsetskifte og ændringer i etablerede arbejdsgange. Modstand mod forandring kan komme fra medarbejdere, der er vant til eksisterende processer og kan være tøvende med at tage nye måder at arbejde på.
Manglende buy-in
Succesfuld implementering af et processtyringssystem er afhængig af støtte og buy-in fra nøgleinteressenter. Hvis beslutningstagere og ledere ikke fuldt ud forstår fordelene eller ser værdien i systemet, kan det være udfordrende at få den nødvendige støtte og ressourcer.
hvordan man sammenligner med dokumenter i word
Begrænsede ressourcer
Implementering af et nyt system kræver investering i teknologi, uddannelse og ressourcer. Begrænsede budgetter eller ressourcebegrænsninger kan give udfordringer i forhold til at skaffe de nødvendige værktøjer og allokere de rigtige personer til at drive implementeringsprocessen.
Datastyring
Implementering af et processtyringssystem involverer ofte indsamling og analyse af store mængder data. At administrere og organisere disse data effektivt kan være en udfordring, især hvis organisationer ikke har effektive datahåndteringsprocesser på plads.
Integration med eksisterende systemer
Organisationer har muligvis allerede etablerede systemer og værktøjer på plads, og det kan være en kompleks opgave at integrere det nye processtyringssystem med disse eksisterende systemer. At sikre problemfri integration og jævnt dataflow mellem forskellige systemer kan give udfordringer.
Skabeloner til processtyring
Tjek vores blogindlæg om væsentlige processer for HR-teams. Nogle gange er det bedre at implementere BPM i HR-teams først, og dette indlæg indeholder 60 gratis skabeloner, som dit team kan prøve.
Hvis du har svært ved at beslutte dig for, hvilken du skal prøve først, anbefaler jeg denne:
Vis arbejdsgang New Hire Onboarding Process Template Klik her for at tilføje denne workflow til din gratis Process Street-konto .Sådan optimerer du dit processtyringssystem
At optimere dit processtyringssystem handler om at etablere et system med løbende forbedringer.
Kontinuerlig forbedring betyder, at du aldrig må nøjes. Der er ingen Dette virker fantastisk, lad os lade det være som det er, men snarere en holdning af: Dette virker fantastisk, men er der en måde at gøre det endnu bedre?
Vi har et helt blogindlæg fyldt med råd om, hvordan du bruger det løbende forbedringer for at optimere processer hvis du vil lære mere.
