Oliver Peterson 6. juli 2022 Forretningsdrift Kontinuerlig forbedring uden dataindsamling er som at køre på kryds og tværs uden skilte eller kort.
Dataindsamling er afgørende for at foretage forbedringer, fordi uden det er der ikke noget reelt bevis for, at der eksisterer et problem til at begynde med.
Hvorfor laver du forbedringer? Er det virkelig et problem, eller er du bare forvrænget af frustration i øjeblikket?
Ja, din frustration kan give dig fingerpeg om, hvad rodproblemet er, men at stole på dine følelser alene vil ikke give dig præcise resultater i det lange løb.
Det er her, dataindsamling kan hjælpe. Vores Analytics-funktion kan bruges til at tegne et objektivt, upartisk billede af den aktuelle tilstand af enhver given proces og hjælpe med at fremhæve potentielle områder, der kan forbedres.
Så lad os starte med at gennemgå vores 5 løbende forbedringstrin til procesoptimering:
- Trin 1: Identificer processen, der skal forbedres
- Trin 2: Vurder effektivitet og bestem forbedringer
- Trin 3: Implementer procesforbedringer
- Trin 4: Test og spor den opdaterede proces
- Trin 5: Optimer processen med automatisering
Trin 1: Identificer processen, der skal forbedres
Ingen proces er perfekt, men der er nogle, der konsekvent kan give dig problemer. Det er der, du skal starte.
Notér processen, der oftest spilder dig og dit teams tid og ressourcer.
Så skal du fuldt ud forstå denne proces ved at besvare følgende spørgsmål:
- Hvad er målet med processen?
- Hvornår starter og slutter det?
- Hvad er de enkelte aktiviteter i processen?
- Hvilke afdelinger/medarbejdere er involveret?
- Hvilken information overføres mellem trinene?
Svarene på disse spørgsmål bør hjælpe med at fremhæve alle de elementer, der udgør processen, og afklare, hvordan man bedst griber optimeringen an, begyndende med de specifikke mål, som denne proces forsøger at nå.
Hvorfor du skal dokumentere dine processer
Før vi går videre, er det vigtigt at spørge dig selv: Hvor god er min procesdokumentation?
Du ved måske, hvilke processer der skal opdateres, men medmindre du har klar procesdokumentation, er kontinuerlig forbedring stort set umuligt.
hvordan man deaktiverer Microsoft-logon i windows 11
Kontinuerlig forbedring virker kun, hvis du kan se på, hvordan noget fungerede før, og sammenligne det med de ændringer, du har foretaget. At have klart skrevet, tilgængelig procesdokumentation er den bedste måde at facilitere løbende forbedringer.
Trin 2: Vurder effektivitet og bestem forbedringer
Nu hvor du har lagt din proces fast, er det tid til at vurdere dens effektivitet og bestemme, hvilke forbedringer der ville være mest optimale.
Start med at registrere processens styrker og svagheder. Dette vil hjælpe dig med at forstå, hvad der virker, og hvad der ikke virker, og hvor der kan foretages forbedringer.
Du kan opleve, at nogle af opgaverne slet ikke er nødvendige for at nå det endelige mål. Hvis du løber ind i dette, så overvej at konsolidere nogle af disse opgaver eller endda ligefrem slippe af med dem. Det er altid bedre at have en proces, der er kortfattet og præcist frem for en proces, der kan være alt for kompliceret eller forvirret i det, den forsøger at opnå.
Trin 3: Implementer procesforbedringer
Hvis du har din proces veldokumenteret, eller endnu bedre, du bruger en processtyringssoftware, bør denne opgave være lige så nem som at gå gennem din proces trin for trin og foretage ændringer, mens du går.
En bedste praksis for løbende forbedringer er at gentage nye versioner af en proces, hver gang du foretager ændringer. Dette hjælper med at forhindre, at ting går i stykker og gør det nemmere at spore og sammenligne data mellem forskellige versioner af en proces, så du præcist kan afgøre, om ændringer er virkelige forbedringer.
Et andet tip er at føre en simpel log over eventuelle ændringer, du foretager på tværs af hver iteration, så det er nemmere at dele viden og sikre, at alle forstår, hvilke ændringer der blev foretaget, af hvem og hvornår.
Trin 4: Test og spor den opdaterede proces
Test er vigtigt, først og fremmest for at sikre, at du ikke har brudt noget. Kør gennem processen, ideelt set så tæt på den virkelige verden, som du kan, og sørg for, at alt fungerer som forventet.
Overvej det endelige mål med processen – opnås dette stadig?
Når du har fastslået, at procesforbedringerne er funktionelle, kan du begynde at indsamle data for at vurdere succesen af eventuelle ændringer.
Brug af Process Street Analytics
At kunne se ydelsen af dine processer, dit team eller kunder er afgørende for at forstå, hvorvidt de ændringer, du har foretaget, faktisk er mere effektive.
Oplysninger som opgavefremskridt og aktive/afsluttede arbejdsgange kan hjælpe dig med at lokalisere flaskehalse og få en fornemmelse af, hvordan dit team reagerer på ændringerne.
Klik her for at lære mere om Process Streets Analytics-funktion.
Trin 5: Optimer processen med automatisering
På dette tidspunkt er du dybest set færdig. Du har identificeret og implementeret forbedringer, og du bør være i stand til at spore disse ændringer over tid for at vurdere succes.
Men hvis du ønsker at gå den ekstra mil og få mest muligt ud af din workflow management software, er det tid til at overveje, hvilke opgaver (hvis nogen) der kunne automatiseres.
Først – bare for at få det af vejen – hvis du bruger papir, vil du næsten helt sikkert se effektivitetsgevinster, hvis du skifter over til digital processtyring.
hvordan man indsætter en accent over et bogstav
For resten af jer, hvis du overfører data mellem apps (f.eks. tilføjer Dropbox-filer manuelt til Google Drev), bør du se, om du kan eliminere manuelle opgaver med en af vores oprindelige automatiseringer.
Det er også værd at tjekke Zapier, Power Automate og Make.com da der er et væld af automatiseringer til rådighed der.
Hvad syntes du om vores 5 løbende forbedringstrin? Har du nogle tips, vi kan have udeladt? Fortæl os det i kommentarerne nedenfor!
