Sådan bruger du Deming-cyklussen til løbende kvalitetsforbedring

At forstå kvalitet og søge at forbedre den er uden tvivl kerneformålet bag at foretage procesforbedringer. Derfor oprettelsen af ​​Deming-cyklussen.

Men hvor kom denne filosofi om procesforbedring fra?

En nøgleperson er William Edwards Deming – nogle gange omtalt som Edward W. Deming. Han er primært statistiker, men man kunne endda kalde ham en videnskabsfilosof.

Demings mål var at genanvende den videnskabelige metode til forretningsprocesser, og har efterladt os med to hovedvarianter af hans tankegang: PDSA og PDCA.

I denne artikel vil vi skitsere:

• Hvad Deming-cyklussen er, med dens historie
• Sådan anvender du Deming-cyklussen til at forbedre dine forretningsprocesser
• Den vigtige skelnen mellem PDSA og PDCA
• Hvordan PDSA er ansat i det medicinske område

Demings tilgang handler ikke kun om at forbedre processer, men om at forbedre en hel virksomhed.

I en nylig meta-undersøgelse fra British Medical Journal , fandt forskere, at kun 2 ud af 73 undersøgelser havde anvendt PDSA på en måde, der fuldt ud opfyldte kriterierne. Kommentar:

For at fremme udviklingen af ​​videnskaben om forbedring er en større forståelse af brugen af ​​forbedringsmetoder, herunder PDSA, afgørende for at drage pålidelige konklusioner om deres effektivitet .

Og det er derfor, vi skriver denne artikel!

Hvad Deming-cyklussen er, med dens historie

( Kilde )

Deming-cyklussen er en kontinuerlig kvalitetsforbedringsmodel, som består af en logisk sekvens af fire nøglefaser: Plan, Gør, Undersøg og Handl.

I 1920'erne var den fremtrædende statistiker Walter A. Shewhart introduceret en model bestående af Plan, Do, See – som kan betragtes som et af de vigtigste tidlige procesforbedringsperspektiver. Deming så sin egen cyklus som værende den naturlige fortsættelse af denne model.

Demings erfaring med uddannelse som ingeniør gav ham et indblik i industrielle processer og den materielle virkelighed i at forsøge at standardisere operationer til at fungere i skala. Han studerede senere matematisk fysik, hvilket placerede ham i en stærk position til at bidrage til den voksende videnskab om statistik. Demings prøvetagningsteknikker er for eksempel stadig i brug af US Department of the Census og Bureau of Labor Statistics.

En af Demings store succeser kunne uden tvivl ses som hans indflydelse på det japanske økonomiske mirakel efter krigen; hvor Japans økonomi kom sig efter krigstidsskader for at hævde sig selv som den næststørste økonomi i verden.

I 1950 holdt han en tale til Hakone Convention Center i Tokyo om hans koncept for Statistisk Produktkvalitetsadministration . Temaerne i denne tale er dem, vi vil udforske gennem denne artikel, specifikt:

alt-kode for dig med umlyd

• At have et system til løbende kvalitetsforbedring
• Reduktion af defekter gennem højere niveauer af ensartet kvalitet
• Forståelse af, hvad kvalitet skal betyde i kontekst

Demings arbejde udvider sig yderligere til begreber handel og regeringsførelse, men vi vil primært fokusere på procesforbedring. Hvis du vil læse mere af Demings perspektiver på første hånd, kan du få adgang til hans tekst Den nye økonomi på Google Scholar nu med de indledende sektioner åbne for adgang.

Sådan anvender du Deming-cyklussen til at forbedre dine forretningsprocesser

Som vi har fastslået, er Deming-cyklussen en fire-trins tilgang til kontinuerlig forbedring. Dette afsnit beskriver hver af de fire faser og forklarer, hvordan du kan implementere hver fase i din virksomhed for løbende at forbedre kvalitet og processer.

Plan

• Forstå din definition af kvalitet
• Hvordan ved du, om en ændring er en forbedring?
• Kan du forudsige dine resultater?

Det første mål inden for Deming-cyklussen er at planlægge fremad for at forstå, hvad du ønsker at opnå. Dette er både et praktisk og teoretisk skridt.

På den ene side beskæftiger du dig ikke med videnskabelig opdagelse, du beskæftiger dig med forretningsprocesser. Så du har en klar intention om at forbedre noget inden for virksomheden, hvad enten det er operationelt eller om produktet. Dette er styrende for dit slutmål gennem hele undersøgelsen.

På den anden side tester du også dine egne prædiktive og analytiske metoder. I hvilket omfang kan du diagnosticere dine eksisterende problemer? Hvor godt kan du vurdere din præstation? Hvilke problemer vil opstå, som du kan fremhæve på forhånd?

Planlægningsfasen er både et forsøg på at forbedre dine resultater og en videnskabelig undersøgelse af din egen evne til at forstå din virksomhed.

I denne fase vil du gerne teste og analysere for, hvad der i øjeblikket er galt med produktet, eller hvordan det kan forbedres. Du vil også forsøge at forstå, hvilke ændringer du kan foretage for at tackle disse problemer eller for at gøre noget bedre. Du vil se på operationelt at kortlægge, hvordan denne forbedring kan styres og opnås. Endelig vil du håbe på at være i stand til at forudsige resultaterne af din procesforbedringsindsats.

Gør

• Start med test i lille skala
• Implementer iterative ændringer i dine eksperimenter for at teste variabler
• Dokumenter hvert trin

Ved udførelsen af ​​planen vil Deming fortsætte med at gentage vigtigheden af ​​at forblive tro mod de videnskabelige værdier, der ligger til grund for undersøgelsen.

I stedet for blot at beslutte at foretage en ændring og pludselig revidere alle operationer, er det afgørende at skabe forandring langsomt og iterativt, mens hypoteser testes. Brug af undersøgelser, der kan måles i forhold til kontrolgrupper, hjælper dig med bedre at forstå de data, du modtager, hvilket giver dig mulighed for ikke bare at forbedre dit output, men at forstå præcis, hvorfor dit output blev forbedret af de ændringer, du gennemførte.

For Deming bør du udføre implementeringen, som om det var et videnskabeligt eksperiment.

Undersøgelse

• Stemte dine resultater overens med dine forudsigelser?
• På hvilke måder var resultaterne forskellige og hvorfor?
• Hvordan kunne du teste variabler, som man tidligere ikke havde taget højde for?

Studiestadiet er nøglepunktet for differentiering fra PDCA-cyklussen. For Deming vil resultaterne af planlægningen og implementeringen blive vist i denne fase. Men resultaterne er større end blot, om processen er blevet forbedret eller ej. Resultaterne inkluderer, hvorvidt processen blev forbedret af de grunde, du troede, den ville forbedre. De ville også inkludere, om du var i stand til at forudsige de ændrede resultater på forhånd.

Studiestadiet for Deming lærer os at drage konklusioner, som en videnskabsmand gør, i stedet for blot at spørge, om det virkede. Spørgsmålet til Deming er ikke Virkede det? men hvorfor virkede det? .

Vi kan se denne etos i det følgende citat fra Deming Instituttet :

Dr. Deming understregede PDSA-cyklussen, ikke PDCA-cyklussen, med et tredje trins vægt på undersøgelse (S), ikke kontrol (C). Dr. Deming fandt ud af, at fokus på Check handler mere om implementering af en forandring, med succes eller fiasko. Hans fokus var på at forudsige resultaterne af en forbedringsindsats, studere de faktiske resultater og sammenligne dem for eventuelt at revidere teorien. Han understregede, at behovet for at udvikle ny viden, fra læring, altid er styret af en teori. Til sammenligning fokuserer Check-fasen af ​​PDCA-cyklussen på succes eller fiasko for en Plan, efterfulgt af nødvendige rettelser til Planen i tilfælde af fiasko .

Handling

• Implementer dine anbefalede ændringer
• Spor ydeevne og data over tid
• Lever al dokumentation til virksomheden for at forbedre intern teori

Act-fasen er både den sidste fase af vores proces og den første fase af vores næste cyklus.

På det praktiske plan kan lovstadiet resultere i, at praksis i en af ​​de kontrollerede undersøgelser implementeres på tværs af forretningsdrift. Nu hvor vi har lært, at output kan øges ved at gøre handling x , vi ønsker at gøre handling x i hver relevant afdeling.

Aktstadiet er både implementering af forbedringer i virksomheden og implementering af ny viden i vores teori om vores egen virksomhed. Act-fasen bør forsøge at syntetisere den nye information, der er indsamlet i undersøgelsesfasen, med vores bredere forståelse af, hvordan vores virksomhed fungerer.

Ligesom resultaterne af gentagne eksperimenter skaber ny viden, der er nyttig for både betingelserne for disse eksperimenter og den videnskabelige viden som helhed, så skal dine resultater også inkorporeres i nye lokaler, hvorfra du kan begynde cyklussen igen frisk.

( Kilde )

Nu har vi dækket hver af de fire Deming-cyklusstadier, og vi er bekendt med konceptet, jeg kan vise dig en PDCA-ændringsstyringsskabelon, som teamet på Process Street har lavet, for at hjælpe dig med følgende:

• Start et nyt forbedringsprojekt
• Udvikle et nyt eller forbedret design af en proces, et produkt eller en service
• Definer en gentagen arbejdsproces
• Planlæg dataindsamling og analyse for at verificere og prioritere problemer eller grundlæggende årsager
• Implementer ændringer
• Arbejd mod løbende forbedringer

For at få denne skabelon skal du klikke på linket nedenfor, tilføje den til din konto og følge instruktionerne. Hvis du endnu ikke er Process Street-bruger, kan du det Tilmelde for en gratis prøveperiode; det tager 5 sekunder.

Klik her for at få adgang til PDCA Cycle Change Management Model Process Checklist

Hent word på mac

Den vigtige skelnen mellem PDSA og PDCA

Vi har allerede dækket en lille smule af de elementer, der adskiller PDSA og PDCA.

På overfladen ser forskellen ud til at være inddragelsen af ​​studiestadiet mod check-stadiet. Det ligner en lille forskel. Men for Deming stikker forskellen meget dybere.

Det følgende er et kort uddrag fra et fremragende papir med titlen Cirkler tilbage af Moen og Norman:

Den 17. november 1990 skrev Deming et brev til Ronald D. Moen for at kommentere manuskriptet til Improving Quality Through Planned Experimentation, medforfatter af Moen, Thomas R. Nolan og Lloyd P. Provost. Sørg for at kalde det PDSA, ikke korruptions-PDCA, skrev Deming i brevet.

For Deming handler PDCA om at behandle dine proceseksperimenter som hypotesetestning – virkede det eller virkede det ikke? Var hypotesen sand eller alternativet sandt?

Du kan læse mere om hypotesetestning i min seneste artikel: DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps

PDCA optager sig selv, i Demings øjne, som værende om procesforbedring gennem defektreduktion; gennem fokus på mekanikken i selve processen.

Deming ser ikke noget galt i dette, når det bruges korrekt, men det stemmer ikke overens med hans overordnede filosofi om, hvad proces forbedring er. Demings mål var at genfortolke Bacons videnskabelige metode til praktisk brug ved forbedring af forretningsprocesser. I Demings øjne skærer denne diskussion ind i hjertet af videnskabsfilosofi .

En af de store succeser i Bacons teori om den videnskabelige metode, og en belyst i større dybde af Immanuel Kant , var måden, hvorpå det bandt to konkurrerende tilgange til, hvordan mennesker kan finde sandheden. Disse to epistemologiske tilgange – forenklet – argumenterede mellem at teste ting i den materielle verden gennem observation og eksperimenter og at bruge værktøjer som logik og matematik til at afdække sandheder.

Videnskabens store succes kom fra filosoffer, der knyttede disse to tilgange sammen og skabte en robust multifunktionel undersøgelsesmetode, der har drevet menneskelig viden og innovation.

For Deming søgte PDSA at konstruere teori. Ud fra teorien kan vi lære mere om vores virksomheder, og hvordan de eksisterer, på den måde vil vi være i stand til at forbedre dem og tilpasse dem. Vi udfører eksperimenter for både at teste og informere vores teori og konstruere vores viden om vores virksomhed, som vi ville konstruere kompleks videnskabelig teori.

Deming ser, at PDCA mangler den videnskabelige stringens og det element af teori - han ser, at det er for optaget af hypotesetestning og andre forenklede undersøgelsesmåder.

Det centrale spørgsmål her er kvalitet . Deming er ret fordømmende over for påstandene om, at kvalitet er den enkeltes ansvar, der arbejder i en proces, i stedet for at tro, at kvaliteten ligger i virksomhedens præsident. Årsagen er, at Deming presser på for, at kvalitet skal være den primære drivkraft inden for en storslået teori om forretning - hvordan en virksomhed skal drives, drives, designe og producere.

Som sådan mangler kvalitet defineret som nul defekter - set med PDCA's eller Six Sigmas øjne - en teori om væren.

Deming ønsker at forstærke vigtigheden af ​​denne teori om kvalitet gennem alle stadier af en proces.

Hvis vi ser på hans tekst, Den nye økonomi , ser vi utallige eksempler, hvor han illustrerer dette:

[På biler] Ydeevne og stil, uanset hvad disse ord betyder i kundernes bevidsthed, skal vise konstante tegn på forbedring. Nul fejl er ikke tilstrækkeligt.

I et andet afsnit diskuterer han deltagelse i en konference og lytter til 10 forskellige præsentationer af rapporter fra teams om at reducere defekter. Han beskriver et publikum på 150, der lytter opmærksomt, ønsker at lære og forbedre sig. Han kommenterer:

De forstod ikke, tror jeg, at deres bestræbelser med tiden kunne blive eminent succesfulde – ingen defekter – mens deres virksomhed afviser .

Deming illustrerer sin teori om kvalitet ved at adressere en virksomhedsdirektørs kommentarer om, hvor kvalitet kommer fra, og hvis ansvar det er at sikre det, som ses på billedet nedenfor:

En måde at tænke teorien på er at spille på Demings fokus på bilproducenter.

Hvis vi ser på Ford, som uden tvivl stadig præsterer beundringsværdigt, ser vi en virksomhed med massiv industriel slagkraft og utroligt effektive produktionsprocesser; Ford producerer næsten helt sikkert til seks sigmas. Alligevel, på trods af alt dette, har Tesla højere markedsværdi og fremstår i offentlighedens bevidsthed som bilernes fremtid.

Blot at reducere defekter i processer resulterer ikke nødvendigvis i spilskiftende innovation.

Ideen om at holde kvalitet centralt i procesforbedringsmetoden er, hvad Deming ser som skelnen mellem hans PDSA-proces og den mere granulære og smalle PDCA.

hvordan man hurtigt får Microsoft Rewards-point

Her er yderligere tre Process Street-skabeloner, som du kan bruge til at forbedre kvaliteten ved løbende at forbedre.

FMEA-skabelon: Fejltilstand og effektanalyse

Brug denne skabelon til at identificere individuelle problemer eller fejl, som kan opstå i en proces. Find derefter årsagerne til disse problemer og fejl, og prioriter dem i rækkefølge efter vigtighed. Når først de er prioriteret, kan disse problemer tackles og processen optimeres.

Klik her for at få adgang til FMEA-skabelonen: Fejltilstand og effektanalyse!

SWOT-analyse skabelon

Brug denne skabelon til at analysere din organisation, dit projekt eller din proces ved hjælp af fire attributter (styrker, svagheder, muligheder og trusler) til at bestemme en strategi for forbedring eller optimering. Det er nyttigt til at vurdere risici og potentielle belønninger og samtidig forstå de vigtigste faktorer, der påvirker succesen (eller fiaskoen) af virksomheden, projektet eller processen.

Klik her for at få adgang til SWOT-analyseskabelonen!

McKinsey 7-S Model Process Checklist

Brug denne skabelon til at fremhæve svaghederne i din organisation og de områder, der kræver mest forbedring. Skabelonen opfordrer dig til at analysere følgende 7 aspekter af din virksomhed og detaljere, hvordan hvert aspekt påvirker hinanden:

1. Strategi
2. Struktur
3. Systemer
4. Fælles værdier
5. Stil
6. Personale
7. Færdigheder

Klik her for at få adgang til McKinsey 7-S Model Checkliste-processen!

Hvordan PDSA er ansat i det medicinske område

( Kilde )

Som vi skitserede i indledningen, er PDSA rutinemæssigt dårligt eller forkert anvendt inden for det medicinske område med BMJ papir med angivelse af:

Brug af disse kriterier til at vurdere peer-reviewede publikationer af PDSA-cyklusser viser en inkonsekvent tilgang til anvendelse og rapportering af PDSA-cyklusser og en manglende overholdelse af nøgleprincipperne i metoden. Kun 2/73 artikler viste overholdelse af kriterier i alle fem principper .

De to papirer, der bestod testen, hvis du ønsker at læse dem, var:

• Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE, et al. Anvendelse af kvalitetsforbedringsmetoder til at implementere et målesystem for kronisk smerterelateret funktionsnedsættelse. J Pediatr Psychol 2010;35:32–41. Gratis adgang her .
• Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Brug af kvalitetsforbedrende teknikker til at forbedre patientuddannelse og rådgivning om diagnose og behandling. Qual Prim Care 2009;17:205–13. Gratis adgang her .

Så hvilke 5 kriterier besluttede BMJ-forskerne var nødvendige for at blive opfyldt for at betragte PDSA korrekt anvendt?

Lad os undersøge!

Afspejler den videnskabelige metode

… at formulere en hypotese, indsamle data for at teste denne hypotese, analysere og fortolke resultaterne og foretage slutninger for at gentage hypotesen .

Det mest grundlæggende princip for forskerne er, at de undersøgelser, de analyserer, klart følger kerneelementerne i den videnskabelige metode. Simpelt nok.

Starter med små tests

De pragmatiske principper for PDSA-cyklusser fremmer brugen af ​​en lille, iterativ tilgang til testinterventioner, da dette muliggør hurtig vurdering og giver fleksibilitet til at tilpasse forandringen i henhold til feedback for at sikre, at der udvikles passende løsninger. .

Forfatterne er hurtige til at bemærke ekstra fordele ved test i lille skala, herunder:

• Frihed for forskere til at handle og lære
• Minimering af risiko for patienter
• Minimering af niveauet af organisation og nødvendige ressourcer
• Giver mulighed for at engagere interessenter tidligt i processen

Forudsige dine resultater

I overensstemmelse med den videnskabelige eksperimentelle metode fremmer PDSA-cyklussen forudsigelse af resultatet af en forandringstest...

Dette kræver stærk viden om, hvad du søger at gøre, og hvordan det vil fungere i sammenhæng med et komplekst scenarie med flere variabler. Jo stærkere teorien er, jo bedre kan disse variable redegøres for. At kunne forudsige resultater på forhånd er en større validator af din teori, end om eksperimentet virkede eller ej.

Måling af dine data over tid

I erkendelse af at arbejde i komplekse omgivelser med iboende variabilitet hjælper måling af data over tid med at forstå naturlig variation i et system, øge bevidstheden om andre faktorer, der påvirker processer eller resultater, og forstå virkningen af ​​en intervention.

Fortsat test over tid hjælper med at afsløre et større antal variabler, som kan have en effekt på resultaterne. Deming, i Den nye økonomi , diskuterer design af en bildør: Dørens vægt skal perfektioneres, men den skal udsættes for blæsende dage, regnvejrsdage og slid, før du ved, om den er rigtig.

Dokumentation af dine processer og resultater

Som med alle videnskabelige metoder er dokumentation af hvert trin i PDSA-cyklussen vigtig for at understøtte videnskabelig kvalitet, lokal læring og refleksion og for at sikre, at viden fanges for at understøtte organisatorisk hukommelse og overførbarhed af læring til andre omgivelser .

word kunne ikke oprette arbejdsfilen

Hvis Demings tilgang handler om at opbygge en samlet teori om din virksomhed at operere ud fra, så giver det ingen mening ikke at dokumentere dine aktiviteter. Hvert fund er et datapunkt, ikke kun om eksperimentet fungerede eller ej. Uden alle datapunkterne vil teorien, der driver din virksomhed fremad, ikke være den bedste, den kan være.

Du skal ikke bare optimere en proces, men forbedre den!

( Kilde )

Demings tilgang ser ud til at have os til at tage blinkene af.

Stop med at se snævert på kun små tweaks for at fjerne ineffektivitet i processer, og begynd at tænke stort over, hvordan dine processer kan forbedres for at øge kvaliteten - uanset hvilken kapacitet der findes.

For at hjælpe dig med dette, og definere den proces, du ønsker at optimere, måle, hvordan den fungerer i øjeblikket, analysere, hvordan den kan optimeres, beslutte, hvordan den skal forbedres, implementere den nye proces og lave en plan for at måle den og gennemgå den igen i fremtid, er du velkommen til at bruge denne proces til at optimere en proces:

Klik her for at få adgang til processen til optimering af en proces

Jeg har nævnt Process Street et par gange i løbet af dette indlæg, og jeg har givet dig fem fantastiske Process Street-forbedringsmetodeskabeloner, som du kan tage væk og bruge til dit hjertes lyst, men du undrer dig måske hvem er egentlig Process Street ?

Hvem er Process Street?

Process Street er superkraftige tjeklister . Det er state-of-the-art software til forretningsprocesstyring (BPM), der er specialiseret i at gøre tilbagevendende arbejde sjovt, hurtigt og fejlfrit for teams overalt.

Tag et kig på denne introduktionsvideo, eller læs denne hjælpeartikel for at finde ud af lidt mere om, hvem Process Street er:

Som du kan se, kan du med Process Street skabe en proces for alt og alt; fra indsættelse af en ny medarbejder til at skrive din daglige huskeliste.

Vælg en proces, byg en skabelon til den valgte proces, eller brug en af ​​vores mange færdiglavede skabeloner (som dem, jeg har givet dig i dette indlæg), og hver gang du skal igennem denne proces, skal du køre en individuel tjekliste fra den skabelon. Tjeklister kan være så enkle eller så detaljerede, som du vil.

Opret intuitive og nyttige opgaver ved hjælp af disse funktioner:

• Stop opgaver
• Dynamiske forfaldsdatoer
• Opgavetilladelser
• Betinget logik
• Godkendelsesopgaver
• Integrer widget
• Rolle opgaver

Eller opret forbindelse til tusindvis af apps via Zapier , webhooks eller API-integration for at automatisere så meget af din proces som muligt og gøre livet lettere.

Se dette webinar for mere information om, hvordan du virkelig automatiserer dine processer:

Hvis du vil læse om emnet procesforbedring, så tag et kig på disse relaterede artikler

Procesforbedringsrelaterede artikler

• Procesforbedringer: Dit ultimative værktøjssæt med 17 gratis skabeloner
• Procesforbedring: Stop dårlige processer, der dræber din virksomhed
• Pinch-analyse: Tips til procesforbedring fra termodynamik, biler og madlavning
• Agile ISO: Hvordan man kombinerer overholdelse med hurtig procesforbedring
• Vejledning til procesforbedring
• Foretag kreative arbejdsgangsforbedringer
• De 24 bedste forretningsprocesstyringsplatforme for 2019
• De grundlæggende forretningsprocesser og forretningsprocesstyring

Så for at afslutte dette indlæg; ifølge Deming bør vi bruge de samme niveauer af videnskabelig stringens, som vi forventer af topforskere. Vi bør bygge til en storslået teori om kvalitet inden for vores egen virksomhed og skræddersy hver proces til at tjene dens rolle i at opfylde disse behov.

Deming er en af ​​bedstefædrene til procesledelse og kvalitetsforbedring, men som BMJ-undersøgelsen viser, skal vi genopdrages i hans ideer nu som nogensinde.

Har du brugt PDSA i din virksomhed? Har du læst The New Economics? Fortæl mig dine tanker og erfaringer i kommentarerne nedenfor!